Centre d'aide Easy Concierge Tutoriels et guides pour votre logiciel de gestion de conciergerie

Accédez à la liste des propriétés

Rendez-vous dans le menu Gestion > Logements puis cliquez sur le bouton + Ajouter une propriété.

Renseignez les informations générales

Remplissez la fiche de votre bien avec les informations suivantes :

• Nom du bien : le nom complet (ex : "Villa Océane - Vue Mer"). C'est ce nom qui apparaît partout dans le logiciel
• Nom court : un nom abrégé optionnel pour le calendrier et le planning (ex : "Villa Océane")
• Nom d'affichage (display name) : nom présenté au propriétaire côté Tarification et sur les pages publiques. S'il est vide, le nom du bien est utilisé par défaut
• Adresse complète : rue, code postal, ville, utilisée pour les livrets et la géolocalisation
• Coordonnées GPS : latitude et longitude pour afficher la carte sur la page de réservation en ligne
• Photo principale : ajoutez une photo qui représentera le bien dans les listes et le planning
• Notes internes : espace libre pour vos commentaires (non visible par les voyageurs)

Accès et sécurité

• Code boîte à clés : le code de la keybox, transmis automatiquement au voyageur via la variable {keybox_code}
• Code WiFi : transmis via la variable {wifi_code} dans vos messages et livrets
• Arrivée autonome : activez cette option si le voyageur entre seul (sans accueil en personne)
• Contrat de location activé : cochez pour générer automatiquement un contrat à signer par le voyageur (voir Contrats locataires)

Horaires et couchage

• Check-in : plage horaire d'arrivée (heure minimum et maximum, ex : 15h00 - 20h00)
• Check-out : heure de départ (ex : 10h00)
• Informations literie : détaillez les lits disponibles (1 lit double, 2 lits simples, 1 canapé-lit...). Transmis via {bedding_info}

Tarification et finances

• Prix du ménage : montant facturé pour le nettoyage (ajouté automatiquement aux réservations)
• Ménage inclus : cochez si le ménage est déjà inclus dans le prix de la nuitée, influe sur l'auto-remplissage des tâches et la facturation
• Linge inclus : cochez si le linge est fourni sans surcoût, influe également sur les tâches automatiques
• Taxe de séjour : deux modes : montant fixe (€/personne/nuit) ou pourcentage (avec plafond). Le calcul est automatique sur chaque réservation
• Commission conciergerie : taux en % appliqué sur les réservations. Choisissez si elle est calculée à la date du check-in ou du check-out
• Caution par défaut : montant proposé pour les demandes de caution Swikly
• Lien caution : URL de paiement de caution externe (optionnel, si vous n'utilisez pas Swikly)
• Délai minimum : nombre de jours minimum avant l'arrivée pour accepter une réservation (0 à 14 jours)

Configurez la synchronisation (Channel Manager)

Dans l'onglet Synchronisation, connectez vos plateformes pour synchroniser automatiquement les réservations en temps réel :

• Channel Manager : les réservations Airbnb, Booking et VRBO sont synchronisées en temps réel via notre Channel Manager certifié par API. Zéro double réservation, mise à jour instantanée des calendriers. L'onboarding Channex est automatique à la création de la propriété
• Mapping des OTA : pour finaliser la connexion Airbnb, Booking et VRBO (coller le lien Airbnb, saisir le Hotel ID Booking, demander l'ouverture VRBO au support), reportez-vous au tutoriel dédié Connexion OTA
• Liaison de propriétés : si deux biens ne peuvent pas être loués en même temps (ex : une maison et sa dépendance), liez-les. Quand l'un est réservé, l'autre est automatiquement bloqué

Publiez votre bien en ligne (optionnel)

Dans l'onglet Publication, configurez votre page de réservation en ligne :

• Descriptif : titre, description, nombre de chambres/lits/salles de bain, capacité max
• Équipements : 25 au choix (WiFi, parking, piscine, climatisation, cuisine, lave-linge, terrasse, barbecue, coffre-fort, etc.)
• Galerie photos : ajoutez plusieurs photos avec glisser-déposer, légendes et tri
• Règlement : règles de la maison et politique d'annulation (flexible, modérée, stricte)
• SEO : titre et description personnalisés pour le référencement

Connecter Airbnb : générez le lien vous-même

Avant de cliquer : 5 prérequis côté propriétaire

La majorité des connexions qui échouent viennent d'un de ces points oublié en amont. Vérifiez-les (ou demandez au propriétaire de les vérifier) :

1. Se connecter avec le compte hôte qui a créé l'annonce. Un compte co-hôte ne fonctionnera pas : les annonces n'apparaîtront pas dans le mapping.
2. Utiliser le mot de passe Airbnb pour se connecter, et non les liens de connexion temporaires reçus par SMS ou e-mail (« magic links »), qui corrompent la session d'autorisation.
3. Activer le mode « Outils pour les professionnels de l'hébergement » (Compte > Outils pour les professionnels de l'hébergement > Gérer > Activer).
4. Aucun autre Channel Manager déjà relié au compte. Si c'est le cas, le déconnecter avant toute opération.
5. Les annonces doivent être publiées (ni masquées, ni en pause, ni désactivées) : sinon elles ne remontent pas dans la liste.

Choix du navigateur : important

Le navigateur utilisé est déterminant : ceux qui intègrent une protection anti-tracking ou un bloqueur de scripts corrompent le lien d'autorisation Airbnb.

La connexion elle-même

Une fois ces points vérifiés et le lien généré dans la cellule Airbnb de la page Admin > Connexions OTA :

Si vous préférez que le propriétaire valide lui-même, utilisez le bouton « Copier le lien » pour le lui transmettre par le canal de votre choix (email, WhatsApp, SMS). Il cliquera sur le lien reçu, en respectant les prérequis ci-dessus, et l'autorisation sera enregistrée.

Associer l'annonce Airbnb au logement

L'autorisation Airbnb donne accès au compte du propriétaire, mais elle ne dit pas encore quelle annonce correspond à quel logement. C'est ce qu'on appelle l'association, ou « mapping », et c'est elle qui déclenche réellement la synchronisation.

1. Cliquez sur « Associer une annonce Airbnb » : la liste des annonces du compte du propriétaire s'affiche.
2. Repérez celle qui correspond au logement et cliquez sur « Associer ».
3. Confirmez : la synchronisation s'active dans la foulée.

Trois états sont possibles après l'association, indiqués par une pastille :

• Connecté et synchronisé : tout circule.
• En attente de validation Airbnb : l'association est faite, mais Airbnb ne l'a pas encore validée de son côté. Rien ne circule encore. Utilisez « Rafraîchir l'état » quelques minutes plus tard.
• Associé, channel inactif : il reste à activer la connexion.

Deux boutons complètent l'écran : « Importer les réservations à venir », qui rapatrie les séjours Airbnb déjà réservés (les séjours terminés ne sont pas récupérables), et « Détacher l'annonce », qui défait l'association si vous vous êtes trompé de logement.

Connecter Booking.com : 3 étapes

Pas de mot de passe à partager, contrairement à Airbnb. Une action côté Booking, deux côté Easy Concierge :

1. Dans l'extranet Booking.com du propriétaire (ou le vôtre si c'est vous qui le gérez) : ajouter channex.io comme Channel Manager sur la fiche du bien (Compte > Channel Manager > Ajouter un Channel Manager > Channex).
2. Dans Easy Concierge, page Admin > Connexions OTA, sur la ligne du bien : saisir le numéro d'établissement Booking (Hotel ID) puis cliquer sur « Diagnostiquer la connexion ». Le numéro est enregistré au passage, il n'y a pas de bouton séparé pour cela.
3. Si le diagnostic est bon, cliquer sur « Connecter et activer ».

Ce que le diagnostic vous apprend

Il interroge Booking.com en direct et n'écrit rien : vous pouvez le lancer autant de fois que nécessaire, sans aucun risque. Il répond à la question qui bloquait le plus souvent les mises en service, et qui était jusqu'ici invisible : le propriétaire a-t-il réellement sélectionné Channex dans son extranet ?

• Connexion refusée : soit le numéro est erroné, soit Channex n'est pas encore sélectionné dans l'extranet. Ce sont les deux seules causes possibles.
• Connexion établie : le diagnostic affiche la devise attendue, les chambres et les tarifs déclarés chez Booking.com, et l'association qu'il propose. Le bouton « Connecter et activer » n'apparaît que si tout est cohérent.

Connecter VRBO & Google Vacation Rental

Vérifier que tout fonctionne

Une fois la connexion faite :

• Les nouvelles réservations Airbnb / Booking / VRBO arrivent automatiquement dans le planning Easy Concierge.
• Les calendriers sont synchronisés en temps réel entre les OTA : zéro double réservation.
• Les tarifs saisis dans Easy Concierge (voir Tarification) sont poussés vers les OTA connectées.

Le badge de statut sur la fiche indique l'état de chaque plateforme : vert = connecté et actif, orange = connexion en place mais inactive, gris = non connecté. En cas de comportement inattendu, écrivez-nous.

Afficher une caution sur une annonce Airbnb

Rendez-vous dans Admin > Connexions OTA et dépliez la ligne du logement. Sur la carte Airbnb, cliquez sur « Caution sur l'annonce ».

Un panneau s'ouvre et affiche le montant actuellement déclaré sur l'annonce, ou vous indique qu'il n'y en a aucun. Le champ est pré-rempli avec la caution du logement telle qu'elle est enregistrée dans Easy Concierge.

Ajustez si besoin, puis cliquez sur « Publier sur l'annonce ». Un second clic sur le bouton referme le panneau.

Airbnb annonce une fourchette de 100 à 5 000 dollars par séjour. Un montant en dehors de cette plage peut être refusé par Airbnb, et son message d'erreur s'affichera alors tel quel.

Ce qu'Airbnb prélève, et ce que le voyageur voit

Airbnb ne prélève rien. Le montant est uniquement affiché au voyageur dans le détail du prix, au moment de réserver. L'encaissement reste entièrement de votre côté, par votre circuit habituel de caution.

C'est précisément le but : la politique d'Airbnb impose que tout montant encaissé en dehors de la plateforme soit annoncé au voyageur avant sa réservation. Sans cette déclaration, une caution réclamée après coup vous expose à une réclamation.

Points de vigilance sur la caution

Un seul montant, deux endroits. Le panneau vous alerte en orange si la caution affichée sur Airbnb diffère de celle du logement dans Easy Concierge. Deux montants différents pour la même caution finissent toujours par créer un litige : alignez-les.

Chaque enregistrement déclenche une resynchronisation complète du logement vers Airbnb. Évitez d'enchaîner les modifications, et ne le faites pas pendant un envoi groupé de tarifs.

Un nouveau logement est traité automatiquement. Quand vous associez une annonce Airbnb à un logement qui a déjà un montant de caution enregistré, celle-ci est publiée dans la foulée, et le message de confirmation vous le dit. Rien n'est publié si le logement n'a pas de montant, ou si l'annonce en porte déjà un : dans ce cas le bouton reste là pour le faire à la main.

Ce bouton ne concerne qu'Airbnb. Booking.com et VRBO ont leurs propres règles sur les cautions, et ne sont pas pilotés depuis cet écran.

Activer le journal tarifaire

Menu Admin > Paramètres, onglet Général, section « Journal tarifaire » :

1. Cochez « Journal des modifications tarifaires ».
2. Enregistrez.

À partir de cet instant, toute modification de tarif (mise à jour unitaire, mise à jour en masse, coefficients, import) est consignée dans un journal consultable : auteur, horodatage, propriété, valeur avant / après, adresse IP.

Activer la validation propriétaire (optionnel)

Dans la même section, une seconde option apparaît une fois le journal activé :

1. Cochez « Validation propriétaire des tarifs ».
2. Enregistrez.

Côté conciergerie : proposer un tarif

Avec la validation activée, quand un administrateur ou un planificateur modifie un tarif depuis Gestion > Tarifs :

• La modification n'est pas appliquée immédiatement.
• Elle apparaît avec un badge « en attente » (ambre) sur la grille de tarification.
• Une notification email est envoyée au propriétaire (envoi groupé via cron, délai ~15 min pour regrouper plusieurs changements dans un seul mail).

Côté propriétaire : valider ou rejeter

Le propriétaire accède à Gestion > Tarifs > Historique (ou clique sur le lien reçu par email) :

• Un encart « Modification(s) en attente de validation » liste chaque proposition (auteur, date, détail du changement) avec un compteur.
• Actions unitaires : Valider (vert) ou Rejeter (rouge).
• Action groupée : « Tout valider » pour traiter d'un coup.

Une fois validée, la modification est appliquée au calendrier de tarification et propagée vers les OTA connectées.

Consulter l'historique complet

La page Gestion > Tarifs > Historique donne accès à l'ensemble du journal, filtrable par :

• Propriété
• Rôle de l'auteur (propriétaire, admin, superadmin, planificateur)
• Type d'action : propose (ambre), approve (vert), reject (rouge), update, bulk_update, save_coefficients, import
• Période

Un export CSV permet d'archiver ou de transmettre l'historique hors de l'application.

Configurez votre serveur SMTP

Rendez-vous dans Admin > Paramètres puis l'onglet E-mail (SMTP). Renseignez les informations suivantes :

• Hôte SMTP : l'adresse du serveur de votre fournisseur (ex : smtp.gmail.com, smtp-relay.brevo.com, ssl0.ovh.net)
• Port : généralement 587 (TLS, recommandé) ou 465 (SSL)
• Nom d'utilisateur : votre identifiant (souvent votre adresse email)
• Mot de passe : le mot de passe SMTP ou la clé API de votre fournisseur. Une fois enregistré, il affiche "Défini" pour des raisons de sécurité
• Chiffrement : TLS (recommandé) ou SSL selon votre fournisseur
• Adresse d'expéditeur : l'adresse qui apparaîtra en "De :" (ex : contact@ma-conciergerie.fr)
• Nom d'expéditeur : le nom affiché (ex : "Ma Conciergerie Bretagne")

Après avoir enregistré, cliquez sur "Tester la connexion". Le système vérifie la connexion au serveur SMTP et vous indique si tout est correct. Un indicateur vert "Configuré" apparaît quand c'est opérationnel.

Configurez les notifications internes

Rendez-vous dans l'onglet Notifications internes des Paramètres. Activez les alertes suivantes :

• Notification propriétaire : envoyer un email au propriétaire à chaque nouvelle réservation
• Notification concierge : envoyer un email à une ou plusieurs adresses (séparées par des virgules) à chaque nouvelle réservation
• Résumé quotidien : un email récapitulatif envoyé chaque jour à l'heure de votre choix, avec les arrivées et départs du lendemain

Configurez votre fournisseur SMS

Rendez-vous dans Admin > Paramètres puis l'onglet SMS. Sélectionnez votre fournisseur :

Option 1 : Brevo (ex-Sendinblue) :

• Renseignez votre clé API Brevo (disponible dans votre tableau de bord Brevo > API)
• Indiquez le nom d'expéditeur (11 caractères max, ex : "MaConcierge")

Option 2 : Octopush :

• Renseignez votre identifiant API (email de connexion)
• Renseignez votre clé secrète API
• Indiquez le nom d'expéditeur (11 caractères max)

Après avoir enregistré, entrez un numéro de téléphone dans le champ de test et cliquez sur "Envoyer test". Vous recevrez un SMS de confirmation si tout est correct.

Envoyez des SMS à vos voyageurs

Une fois configuré, vous pouvez envoyer des SMS de deux façons :

• Manuellement : depuis la fiche d'une réservation, cliquez sur l'icône SMS à côté du numéro de téléphone du voyageur
• Automatiquement : via les règles d'automatisation (voir Templates et automatisation). Ex : envoyer le code WiFi 2h avant le check-in

Configurez Stripe (recommandé)

Rendez-vous dans Admin > Paramètres puis l'onglet Paiement CB. Stripe est la solution la plus répandue et la plus simple à mettre en place :

1. Créez un compte gratuit sur stripe.com
2. Dans votre tableau de bord Stripe, allez dans Développeurs > Clés API
3. Copiez votre clé publique (pk_live_...) et votre clé secrète (sk_live_...)
4. Collez-les dans les champs correspondants dans Easy Concierge
5. Configurez le Webhook : copiez l'URL webhook affichée et ajoutez-la dans Stripe > Développeurs > Webhooks

Ou configurez PayPlug / SystemPay

PayPlug : solution 100% française, idéale si vous préférez un support en français :

1. Créez un compte sur payplug.com
2. Dans votre espace PayPlug, allez dans Paramètres > API
3. Copiez votre clé secrète
4. Collez-la dans le champ correspondant

SystemPay (Banque Populaire / Caisse d'Épargne) : adapté si vous souhaitez passer par votre banque :

1. Contactez votre conseiller bancaire pour activer la solution SystemPay
2. Dans le back-office SystemPay, allez dans Paramétrage > Boutique > Clés
3. Récupérez votre identifiant boutique, la clé de test et la clé de production
4. Renseignez ces informations dans Easy Concierge

Testez et vérifiez la connexion

Pour chaque fournisseur, des boutons sont disponibles :

• Tester la connexion : vérifie que vos clés API sont valides
• Diagnostiquer : analyse détaillée de la configuration (webhook, clés, statut)

Un indicateur vert "Connecté" ou rouge "Non connecté" vous confirme l'état de la configuration.

Créez vos templates de messages

Rendez-vous dans Admin > Paramètres puis l'onglet Templates. Un template est un modèle réutilisable d'email ou de SMS. Vous pouvez en créer autant que nécessaire :

• Nom : un intitulé pour identifier le template (ex : "Bienvenue check-in", "Rappel check-out")
• Type : Email ou SMS
• Sujet : (email uniquement) l'objet du message
• Contenu : le corps du message, avec un éditeur visuel (WYSIWYG) pour les emails permettant texte riche, images et liens
• Par défaut : marquez un template comme modèle par défaut
• Dupliquer : copiez un template existant pour le modifier sans repartir de zéro

Utilisez les variables dynamiques

Insérez ces variables dans vos templates : elles seront automatiquement remplacées par les données réelles :

• Client : {guest_name}, {guest_email}, {guest_phone}, {guest_count}
• Réservation : {checkin_date}, {checkout_date}, {nights}, {booking_source}
• Montants : {amount_due}, {stay_total}, {city_tax}, {amount_paid}, {balance_due}, {payment_link}
• Propriété : {property_name}, {property_address}, {google_maps_link}
• Accès : {keybox_code}, {code_igloohome}, {wifi_code}, {autonomous_checkin}
• Horaires : {checkin_time_min}, {checkin_time_max}, {checkout_time}
• Services : {bedding_info}, {cleaning_price}, {cleaning_included}, {linen_included}, {deposit_link}
• Propriétaire : {owner_name}, {owner_email}, {owner_phone}
• Prestataire du logement : {provider_name}, {provider_phone}, {provider_email}
• Options vendues : {booking_options}, {booking_options_total}
• Votre conciergerie : {company_name}, {company_email}, {company_phone}
• Livret et contrat : {livret_url}, {guest_arrival_time}, {rental_contract_url}
• Upsell : {upsell_checkin_url}, {upsell_request_url}, {upsell_shop_url}

Cette liste est complète : ces variables sont les seules reconnues. Un mot entre accolades qui n'y figure pas n'est pas remplacé, il part tel quel dans le message. Vous retrouvez la même liste, entière, dans l'encadré en haut de l'onglet Templates et dans le bouton d'insertion de l'éditeur : survolez une variable pour lire sa définition, cliquez pour l'insérer sans risque de faute de frappe.

Configurez les automatisations

Rendez-vous dans l'onglet Automatisations. Les automatisations envoient vos templates sans intervention manuelle. Pour chaque règle, définissez :

• Nom : un intitulé clair (ex : "Envoi livret J-2 check-in")
• Événement déclencheur :
  • À la création de la réservation
  • X jours après la création
  • X jours avant le check-in (ex : 2 jours avant)
  • Le jour du check-in
  • X jours après le check-in
  • X jours avant le check-out
  • Le jour du check-out
  • X jours après le check-out
• Heure d'envoi : choisissez l'heure exacte (ex : 10h00)
• Propriété : toutes les propriétés ou une en particulier
• Canal : email, SMS, ou les deux simultanément
• Template : sélectionnez le template email et/ou SMS à utiliser
• Activer/Désactiver : activez ou pausez une règle sans la supprimer

Cliquez sur "Appliquer aux réservations" pour lancer les automatisations sur les réservations futures existantes.

Les Presets globaux : gagnez du temps sur tous vos logements

Rendez-vous dans Gestion > Livrets, puis cliquez sur "Gérer les templates" : l'éditeur du livret s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Dans son menu de gauche, choisissez Presets. Vous y créez des blocs de contenu réutilisables que vous chargerez ensuite en 1 clic dans n'importe quel logement.

4 catégories de presets sont disponibles :

• Accès rapide : boutons CTA en haut du livret (ex: « Itinéraire GPS », « Nos services », « Contact », « Règlement »). Chaque preset est une liste de boutons (label + URL/ancre + icône).
• Services : grille de services proposés (ex: « Ménage en cours de séjour », « Linge », « Petit-déjeuner livré », « Baby-sitter », « Location vélos »). Chaque service a un label, une URL et une image optionnelle.
• Procédure d'arrivée : texte type pour le check-in autonome (boîte à clés, code, conseils premier pas). Format Markdown simple (gras, italique, listes).
• Procédure de départ : texte type pour le check-out (poubelles, vaisselle, clés à déposer).

Les 15 icônes disponibles pour les Accès rapides : Carte/GPS, Logement, Services, Contact, Email, Arrivée, Départ, WiFi, Clés, Literie, Manuel, Infos, Shopping, Restaurant, Plage.

Créer un template pour un logement

Dans le menu de gauche de l'éditeur, choisissez Logements, puis "Nouveau logement". Première action recommandée : utilisez le menu déroulant « Importer depuis Easical » en haut du formulaire pour pré-remplir d'un seul coup :

• Nom du logement, adresse, photo principale
• Coordonnées GPS (utilisées pour générer le lien Google Maps)
• Code WiFi et code boîte à clés (en lecture LIVE, voir étape 4)

Vous n'aurez plus qu'à compléter ce qui est spécifique au livret (couleurs, contacts, procédures).

Section Identité, codes d'accès, horaires & contacts

🏠 Identité du logement

• Nom du logement (obligatoire) : affiché dans le header du livret
• Adresse : bloc d'adresse complète
• Image principale : JPG, PNG, GIF ou WebP. Affichée en hero
• URL Google Maps : destination du bouton « Itinéraire GPS »
• Couleur principale (défaut #2980b9) et secondaire (défaut #e67e22) : applique le branding sur tous les boutons et accents du livret
• Logo conciergerie (optionnel) : affiché en bas du livret

📶 WiFi

• Nom du réseau (SSID) : à saisir manuellement (ex: « WiFi Maison Bleue »)
• Mot de passe WiFi : ⚡ AUTO depuis la fiche propriété (champ wifi_code). Si vous le changez dans la propriété, il est mis à jour instantanément dans tous les livrets actifs sans régénération.

🔐 Boîte à clés

• Mode d'accueil : sélecteur : « Autonome (boîte à clés) » ou « Accueil physique ». Si « Accueil physique », la carte boîte à clés est masquée.
• Code de la boîte : ⚡ AUTO depuis la fiche propriété (champ keybox_code). Un code permanent — boîte mécanique ou code igloohome fixe du logement — n'est visible qu'à partir du jour d'arrivée ; avant, le voyageur lit « Disponible le jour de l'arrivée ». En revanche, le code du séjour produit par une serrure connectée igloohome s'affiche dès qu'il est généré, sans attendre le jour J : il n'ouvre la porte qu'à partir de l'heure d'arrivée, et cesse au départ.
• Emplacement : texte libre (ex: « À gauche de la porte d'entrée, derrière le pot de fleurs »)

🕐 Horaires d'accès

• Arrivée à partir de : heure mini check-in
• Arrivée jusqu'à : heure maxi check-in
• Départ avant : heure check-out
• Ces trois champs sont vides par défaut — les heures grisées (16:00, 20:00, 10:00) ne sont qu'un exemple de saisie, pas une valeur appliquée. Tant que vous ne saisissez rien, aucune ligne d'horaires n'apparaît dans le livret du voyageur.

📞 Contacts conciergerie

• Téléphone : affiche le bloc « Appeler la conciergerie »
• WhatsApp : affiche le bloc « Écrire sur WhatsApp »
• Email : affiche le bloc « Email »

Chaque champ est optionnel : si vous laissez vide, le bloc correspondant n'est pas affiché.

Section Procédures d'arrivée et de départ

Chaque procédure (arrivée ET départ) se paramètre de la même façon, avec 3 modes d'alimentation au choix :

1. Texte direct : zone textarea de 6 lignes au format Markdown simple :
   • **texte** → gras
   • *texte* → italique
   • ## Titre → sous-titre
   • 1. Étape → liste numérotée
   • - Élément → liste à puces
2. Charger un preset : menu déroulant qui injecte un preset créé à l'étape 1. Le contenu est copié dans le textarea et reste modifiable.
3. URL externe : si vous avez une page web dédiée (PDF, Notion, Google Doc), collez l'URL. Le livret affichera un bouton « Voir la procédure complète ».

📎 Médias d'accompagnement

Vous pouvez attacher des fichiers (photos d'orientation, vidéo de la boîte à clés, plan PDF). Formats acceptés :

• Images : JPG, PNG, GIF, WebP
• Vidéos : MP4 ou WebM (voir l'avertissement ci-dessous sur les vidéos iPhone)
• PDF

Chaque nature de fichier a sa propre limite : images 4 Mo, vidéos 50 Mo, PDF 10 Mo. Si un envoi est refusé, c'est en général qu'elle est dépassée : réduisez le fichier ou écrivez-nous.

Section Accès rapide & Services

⚡ Accès rapide (Quick Access)

Les boutons d'action en haut du livret (sous le hero). Format : liste dynamique add/remove.

• Charger un preset en 1 clic depuis le menu déroulant
• OU créer manuellement ligne par ligne : label + icône + URL/ancre (une adresse mailto: est acceptée)
• Cinq accès rapides au maximum : au-delà, le bouton d'ajout refuse.
• Chaque ligne dispose aussi d'une zone de texte pour modale, où l'on peut joindre des images. Dès qu'elle est remplie, elle l'emporte sur l'URL : le bouton n'ouvre plus le lien mais une fenêtre affichant ce texte. C'est ce qui sert pour « La literie », « Le tri des déchets » ou « Le code du portail », qui n'ont pas de page web.

Si vous laissez vide, le livret affiche par défaut : Itinéraire GPS (si lat/lng renseignés dans la fiche propriété), Infos pratiques, Nos services (si services configurés), Contact.

🛎️ Services proposés

Grille de services rémunérés ou inclus, affichée en milieu de livret. Format : liste dynamique add/remove.

• Charger un preset Services depuis le menu déroulant
• OU créer manuellement chaque service : label + URL (lien externe pour réserver/voir détails) + image (optionnelle, recommandée)

Section Équipements : 12 catégories en LIVE depuis la fiche propriété

Les équipements affichés dans le livret ne se paramètrent PAS depuis l'admin livret, mais directement dans la fiche propriété > section Équipements. Toute modification est répercutée instantanément dans les livrets actifs (lecture LIVE depuis la table property_amenities).

Les 12 catégories d'équipements affichables :

1. Confort & accessibilité : WiFi, climatisation, chauffage, cheminée, coffre-fort, ascenseur, PMR
2. Salle de bain : douche, baignoire
3. Cuisine : cuisine équipée, lave-vaisselle, micro-ondes, four, plaque induction/gaz, frigo+congélateur, blender, grille-pain, bouilloire
4. Café : Nespresso, Dolce Gusto, Tassimo, Senseo, filtre, italienne, espresso
5. Linge & entretien : lave-linge, sèche-linge, fer à repasser, sèche-cheveux
6. Multimédia & loisirs : TV, Netflix, Prime Video, enceinte Bluetooth, espace travail, jeux de société, livres
7. Famille / bébé : lit bébé, chaise haute
8. Extérieur : jardin, terrasse, balcon, barbecue, mobilier de jardin, piscine privée/partagée, jacuzzi, sauna
9. Loisirs & mobilité : vélos, matériel plage
10. Stationnement & véhicules : parking gratuit, parking privé, borne recharge électrique
11. Sécurité : détecteur fumée, détecteur CO, trousse de secours, extincteur
12. Règles : animaux acceptés, fumeurs acceptés

Le livret affiche une icône Lucide pour chaque équipement coché, regroupé par catégorie. Seules les catégories contenant au moins 1 équipement coché apparaissent dans le livret.

Faire compléter le livret par le propriétaire

Remplir un livret prend du temps, et le propriétaire connaît souvent mieux que vous l'emplacement exact de la boîte à clés ou le nom du réseau WiFi. Vous pouvez donc lui ouvrir l'accès, propriétaire par propriétaire.

Le droit s'active utilisateur par utilisateur depuis la fiche du propriétaire, dans Utilisateurs : cochez « Peut compléter le livret d'accueil de ses logements ». Il est désactivé par défaut : aucun propriétaire n'y accède tant que vous ne l'avez pas décidé.

Une fois le droit accordé, le menu Livrets emmène ce propriétaire directement dans l'éditeur de ses logements, et non sur la page de diffusion des liens.

Ce que le propriétaire peut modifier

• La photo principale du logement
• Le nom et le mot de passe du réseau WiFi
• L'emplacement de la boîte à clés, mais pas son code
• Les procédures d'arrivée et de départ, ainsi que leurs photos
• Les boutons d'accès rapide

Ce qui lui reste fermé

• Vos coordonnées de conciergerie : téléphone, WhatsApp, email. C'est le point le plus important : le livret reste votre point de contact avec le voyageur, et personne ne peut le remplacer par un autre numéro.
• Le code de la boîte à clés, ainsi que les horaires d'arrivée et de départ
• Votre logo, vos couleurs, vos services payants
• La mise en ligne ou le retrait du livret

Récap : Ce qui se remplit automatiquement vs ce qu'il faut saisir

Partager le livret avec vos voyageurs

Une fois un template associé à un logement, chaque réservation génère automatiquement un livret avec une URL unique. Le partage est entièrement automatisable.

• URL unique tokenisée : accessible sans identifiant, mais protégée par un token impossible à deviner
• Envoi automatique par email ou SMS via la variable {livret_url} dans vos templates et automatisations (typiquement à J-3 avant check-in)
• Responsive natif : s'affiche parfaitement sur mobile, tablette et ordinateur (les voyageurs l'ouvrent à 95 % sur smartphone)
• Lié à une réservation spécifique : affiche les dates exactes du séjour, le prénom du voyageur, et les codes uniquement à partir du jour d'arrivée
• Statuts (depuis Gestion > Livrets) : actif (👁️) ou en pause (⏸️), vous pouvez désactiver à tout moment pour bloquer l'accès aux codes

Variables dynamiques disponibles dans les messages

Quand vous envoyez le lien du livret par email ou SMS via les automatisations, vous pouvez utiliser ces variables qui seront remplacées automatiquement :

• {livret_url} : URL unique et tokenisée du livret (ex: https://easy-concierge.fr/.../livret/xyz123)
• {guest_name} : nom du voyageur
• {guest_arrival_time} : heure d'arrivée annoncée par le voyageur (vide tant qu'elle n'est pas renseignée)
• {checkin_date}, {checkout_date} : dates du séjour (format FR)
• {property_name} : nom du logement
• {keybox_code} : code boîte à clés (à n'utiliser QUE dans les messages envoyés après le check-in, sinon le voyageur peut entrer en avance)
• {wifi_code} : mot de passe WiFi
• {company_phone}, {company_email} : téléphone et email de votre conciergerie
• {provider_name}, {provider_phone} : coordonnées du prestataire d'accueil rattaché à la propriété

La liste complète des variables, toutes familles confondues, est donnée dans Templates et automatisation. Aucune autre n'est reconnue : ce qui n'y figure pas part tel quel dans le message.

Configurez les types de tâches

Rendez-vous dans Tâches > Paramètres tâches. Chaque type définit une catégorie d'intervention avec son apparence visuelle :

• Check-in (vert, 30 min) : accueil du voyageur à l'arrivée
• Check-out (rouge, 30 min) : état des lieux de sortie
• Ménage (violet, 120 min) : nettoyage complet du logement
• Vérification ménage (cyan, 30 min) : contrôle qualité
• Maintenance (orange, 60 min) : réparations et entretien
• Livraison linge (rose, 30 min) : apport et changement de draps

Pour chaque type, vous définissez :

• Nom : l'intitulé qui apparaîtra dans les listes et le planning
• Couleur : pour identifier visuellement le type dans le calendrier des tâches
• Icône : choisissez parmi 10 icônes (liste, check-in, check-out, nettoyage, vérification, maintenance, livraison, clés, maison, personne)
• Durée estimée : en minutes (par tranche de 5 min). Utile pour la planification
• Actif/Inactif : désactivez un type sans le supprimer

Gérez vos prestataires

Rendez-vous dans Tâches > Prestataires pour gérer vos intervenants. Chaque prestataire dispose de :

• Nom : affiché dans les listes et le planning
• Email : pour l'envoi des tâches par email
• Téléphone : cliquable pour appeler directement
• Couleur : pour le repérer dans le planning (7 couleurs prédéfinies au choix)
• Notes : commentaires internes (spécialités, disponibilités...)
• Actif/Inactif : désactivez un prestataire sans supprimer son historique
• Type d'intervenant : « Prestataire (payé à la facture) » ou « Salarié déclaré (paie / heures) »
• Taux horaire net et coefficient de charges : servent à valoriser le coût réel des missions. Laissez vide si vous ne suivez pas les coûts.
• Prévenir par SMS des nouvelles tâches : l'intervenant reçoit un SMS dès qu'une mission lui est confiée. Renseignez son téléphone, sans quoi rien ne part.

Créez les règles d'import automatique

Les règles d'import créent automatiquement des tâches à chaque nouvelle réservation synchronisée. Pour chaque règle, définissez :

• Nom : intitulé de la règle (ex : "Ménage 2h avant check-out")
• Type de tâche : quel type sera créé (ménage, check-in, etc.)
• Événement déclencheur :
  • Au check-in (arrivée du voyageur)
  • Au check-out (départ du voyageur)
  • À la création de la réservation
• Décalage : nombre d'heures ou de minutes avant ou après l'événement (ex : "2 heures avant le check-out" = ménage à 8h si check-out à 10h)
• Propriétés concernées : tous vos logements, ou ceux que vous cochez. La liste est à cases : une règle peut viser trois logements sur douze, ce qui évite d'en créer une par bien
• Prestataire par défaut : assignation automatique à un intervenant
• Activer/Désactiver : pausez une règle sans la supprimer

Si aucune règle n'existe encore, cliquez sur "Créer les règles par défaut" pour démarrer avec un jeu de règles standard.

Les checklists remises à l'intervenant

Une checklist est une liste de points à cocher, jointe automatiquement à la mission. C'est ce qui transforme « faire le ménage » en une procédure que n'importe quel remplaçant peut suivre sans vous appeler.

Depuis Tâches > Configuration, créez une checklist (par exemple « Ménage standard ») et donnez-lui une portée :

• Par type de tâche (toutes les missions de ménage)
• Par logement (les spécificités d'un bien précis)
• Ou les deux à la fois

Désactiver plutôt que supprimer

Un type de tâche dont vous ne vous servez plus, une règle d'import mise en pause le temps d'une saison, une checklist en cours de refonte, un prestataire qui ne travaille plus avec vous : dans les quatre cas, ne supprimez pas.

Chaque fiche porte une case du même genre — « Type actif », « Règle active », « Checklist active », « Prestataire actif ». Décochez-la : l'élément cesse d'agir et disparaît des listes de choix, mais tout l'historique reste lisible. Les tâches déjà créées gardent leur type, les missions passées gardent leur prestataire et leur checklist.

Proposer automatiquement les missions à l'équipe

Par défaut, une mission générée est affectée d'office à l'intervenant prévu par la règle. Vous pouvez à la place la proposer à l'équipe rattachée au logement : le premier qui accepte prend la mission. Une notification push et un SMS partent à l'équipe.

L'option se trouve dans Tâches > Configuration, sous « Proposer automatiquement à l'équipe ». Vous choisissez ensuite quels types de tâches sont concernés : les types non cochés restent en affectation directe.

Lire le planning : ce que veulent dire les couleurs des barres

Le planning s'ouvre par l'entrée Planning du menu. Chaque barre colorée identifie la plateforme d'origine :

• Bleu clair : Airbnb
• Jaune : Booking.com
• Violet clair : Abritel / VRBO / HomeAway
• Rose : Superhote
• Vert : réservation directe ou saisie à la main dans le logiciel
• Gris, bordure pointillée : période bloquée (indisponible), y compris les blocages liés d'un logement à l'autre
• Rouge plein : surbook — deux réservations qui se chevauchent. Cette couleur ne désigne aucune plateforme : elle signale un conflit à traiter.

Se déplacer dans le planning : semaine ou mois, retrouver une réservation, filtrer les logements

Pour vous déplacer dans le temps :

• Durée d'affichage : 7 j, 15 j ou 1 mois, par les boutons en haut à gauche. C'est ainsi qu'on passe de la semaine au mois.
• Flèches : de part et d'autre du mois pour reculer ou avancer
• Menu déroulant mois : sautez directement au mois voulu
• Aujourd'hui : ramène la vue sur la date du jour, qui est surlignée
• Icône calendrier : ouvre un sélecteur pour aller à une date précise

Deux commandes servent à réduire ce qu'on regarde :

• Rechercher une réservation : le champ en haut à gauche cherche un voyageur, un téléphone ou un logement. C'est le moyen le plus rapide de retrouver un séjour dont on ne sait plus la date.
• Filtrer les logements : n'affiche que les biens cochés, avec Tout et Aucun pour aller vite. Utile dès que le portefeuille dépasse quelques logements.

Cliquez sur une réservation pour voir ses détails

Un clic sur n'importe quelle barre ouvre une fenêtre de détail complète avec :

• Dates : arrivée et départ
• Source : plateforme d'origine (modifiable)
• Client : nom, email (avec bouton envoyer un email), téléphone (avec bouton envoyer un SMS), adresse, nombre de voyageurs
• Notes internes : champ libre pour vos commentaires
• Finances : montant, frais bancaires, commission, ménage, frais concierge, avec calcul automatique du bénéfice
• Caution : créer, envoyer et gérer la demande de caution
• Sync Lock : protéger la réservation contre les écrasements par la synchronisation automatique

Créer une réservation manuelle, ou bloquer une période pour rendre un bien indisponible

Cela ne se fait pas depuis le planning, qui sert à voir, mais depuis le menu Réservations, bouton Nouvelle réservation. La fenêtre qui s'ouvre porte en haut un interrupteur à deux positions :

1. Réservation :

• Sélectionnez le logement, les dates d'arrivée et de départ
• Renseignez les infos client : nom, email, téléphone, nombre de voyageurs
• Choisissez la source (Manuel, Airbnb, Booking, etc.)
• Le système calcule automatiquement le prix si la tarification est configurée : nombre de nuits, prix total, taxe de séjour
• Cliquez "Appliquer aux finances" pour pré-remplir les montants
• Cochez "Réservation directe" si c'est une réservation sans intermédiaire

2. Bloquer période :

• Sélectionnez le logement et les dates
• La période apparaît en gris sur le planning, sous le nom « Bloqué »
• Utile pour : travaux, usage personnel, indisponibilité temporaire

Suivez la synchronisation et les liaisons de propriétés

Les réservations sont synchronisées en temps réel depuis Airbnb, Booking et VRBO via le Channel Manager certifié. Configurez la synchronisation dans Gestion > Logements.

• Un indicateur affiche la date de la dernière synchronisation
• Forcez une synchronisation manuelle à tout moment
• Les réservations avec Sync Lock activé ne seront pas écrasées
• Les nouvelles réservations génèrent automatiquement les tâches associées (si des règles sont configurées)

Si deux biens ne peuvent pas être loués en même temps (ex : une maison et sa dépendance), liez-les. Quand un bien est réservé, l'autre est automatiquement bloqué sur les mêmes dates (affiché en gris pointillé).

Parcourez la vue d'ensemble de vos biens

Rendez-vous dans Gestion > Logements. La liste affiche tous vos biens sous forme de cartes visuelles avec :

• Photo du bien et nom complet
• Adresse et localisation
• Code boîte à clés et WiFi (affichés en un clic)
• Propriétaire rattaché (en mode conciergerie)
• Icônes d'accès rapide : synchronisation, modifier, publication en ligne

Modifiez les détails d'une propriété

Cliquez sur le bouton "Modifier" pour accéder à la fiche complète, organisée en plusieurs sections :

Informations générales :

• Nom complet et nom court (affiché dans le planning et les tâches)
• Adresse, coordonnées GPS (latitude/longitude) pour la carte dans le livret et la réservation en ligne
• Photo principale : affichée dans les listes, le planning et les livrets
• Notes internes : visibles uniquement par l'équipe, pas par les voyageurs

Accès et sécurité :

• Code boîte à clés : transmis automatiquement via la variable {keybox_code}
• Code WiFi : transmis via {wifi_code}
• Arrivée autonome : cochez cette option si le voyageur entre seul (sans accueil en personne)
• Informations literie : détail des couchages, transmis via {bedding_info}

Horaires check-in / check-out :

• Plage d'arrivée : heure minimum et maximum (ex : 15h00 - 20h00)
• Heure de départ : heure limite de check-out (ex : 10h00)

Finances et tarification :

• Prix du ménage : ajouté automatiquement aux réservations
• Taxe de séjour : montant fixe (€/pers/nuit) ou pourcentage avec plafond
• Commission conciergerie : taux en % calculé au check-in ou check-out
• Caution par défaut : montant proposé pour les demandes Swikly
• Délai minimum de réservation : nombre de jours avant l'arrivée (0 à 14)
• Temps de préparation : nuits fermées après chaque départ pour laisser le temps du ménage (aucune, 1 ou 2)

Temps de préparation : se garder une journée pour le ménage

Par défaut, un logement se reloue le jour même du départ : le voyageur part le matin, le suivant arrive l'après-midi. Si vous n'avez pas le temps de faire le ménage entre les deux, réglez le temps de préparation dans l'onglet Règles de la fiche du logement.

• Avec 1 nuit, un séjour qui se termine le 14 ferme la nuit du 14 : la prochaine arrivée possible est le 15, et vous avez la journée du 14 pour intervenir
• Le blocage part partout en même temps : moteur de réservation directe, Airbnb, Booking et VRBO
• Sur le calendrier public, ces nuits apparaissent en gris, avec la mention « nuit réservée à la préparation du logement » — distinctes du rouge « déjà réservé »
• Rien n'est écrit dans le calendrier : remettre le réglage sur « Aucun » rouvre les nuits, et annuler une réservation libère aussi sa nuit de préparation

Prestataire(s) du logement :

Rattachez un ou plusieurs prestataires à chaque propriété pour afficher les coordonnées du prestataire d'accueil dans le livret du voyageur :

• Dans la section "Prestataire(s) du logement", cochez les intervenants concernés
• Les coordonnées deviennent disponibles via les variables {provider_name}, {provider_phone}, {provider_email}
• Le voyageur sait ainsi qui le reçoit et peut le contacter directement

Configurez la synchronisation (Channel Manager)

Connectez vos plateformes pour synchroniser automatiquement les réservations en temps réel :

• Connectez Airbnb, Booking et VRBO via le Channel Manager certifié par API
• Synchronisation en temps réel, zéro double réservation
• Mise à jour instantanée des calendriers sur toutes les plateformes

Si deux biens ne peuvent pas être loués en même temps (ex : une maison et sa dépendance), liez-les. Quand l'un est réservé, l'autre est automatiquement bloqué sur les mêmes dates.

Publiez votre bien en ligne

Publiez votre bien sur votre propre page de réservation en ligne avec description, galerie photos, équipements, règles et politique d'annulation.

Utilisez la barre d'actions

Accédez au module via Tâches > Liste. Cinq boutons principaux vous permettent d'agir rapidement :

• Email : envoyez par email la liste des tâches affichées (filtres appliqués). Idéal pour transmettre le planning du jour à un prestataire
• Exporter : ouvre une page à imprimer (A4 paysage, avec la légende des symboles) reprenant les tâches affichées, filtres compris. Ce n'est pas un fichier PDF : pour en obtenir un, imprimez la page et choisissez « Enregistrer en PDF ». Ce bouton n'existe que sur ordinateur, il est absent de la vue application
• Générer les tâches : lancez la génération automatique à partir des règles d'import configurées dans Tâches > Configuration. Le système empêche les doublons automatiquement
• Tâche récurrente : créez une série de tâches répétitives. Définissez le type, les propriétés, la période, la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle), l'heure et un prestataire optionnel
• Nouvelle tâche : créez manuellement une tâche ponctuelle. Si vous sélectionnez une propriété et une date, le système propose automatiquement les réservations correspondantes

Filtrez et affinez votre vue

Combinez les filtres pour affiner la liste des tâches :

• Par statut : En attente, En cours, Terminée, Annulée ou Tous
• Par propriété : affichez uniquement les tâches d'un bien spécifique
• Par prestataire : filtrez par personne assignée
• Par type : ménage, check-in, check-out, maintenance, linge, etc.
• Par mois : sélectionnez un mois spécifique (3 mois passés + 12 mois à venir)
• Par période : "À venir" (90 prochains jours), "Toutes" ou "Passées"

Quatre cartes de statistiques en haut de page résument l'état des tâches selon les filtres : En attente, En cours, Terminées, Total.

Exploitez le tableau des tâches

Chaque ligne affiche toutes les informations d'une tâche. La plupart des colonnes sont modifiables directement sans ouvrir de fenêtre :

• Date : date planifiée : en bleu si c'est aujourd'hui, en rouge si en retard
• Propriété : nom du bien, adresse et code de boîte à clés
• Tâche : type affiché avec son icône et sa couleur personnalisée
• Client : nom du voyageur lié à la réservation
• Téléphone : numéro cliquable pour appeler directement
• Prestataire : menu déroulant pour assigner ou changer le prestataire directement dans le tableau
• Mén. / Lin. / Cau. : cliquez pour basculer les indicateurs ménage, linge et caution
• Heure : modifiable directement dans le tableau
• Notes : zone de texte modifiable pour ajouter des consignes
• Statut : menu déroulant : En attente, En cours, Terminée, Annulée
• Actions : boutons modifier (crayon) et supprimer (poubelle)

Sélectionnez plusieurs tâches via les cases à cocher pour des actions groupées (annuler la sélection ou supprimer en masse).

Supprimer une tâche qui fait partie d'une série

Supprimer une tâche issue d'une tâche récurrente ne se fait pas d'un clic : une fenêtre vous demande d'abord ce que vous voulez vraiment, entre deux boutons.

• « Supprimer cette tâche uniquement » : le ménage du 14 saute, la série continue.
• « Supprimer toutes les tâches futures de la série » : la série s'arrête là.

Une tâche créée à la main, elle, se supprime directement : la question ne se pose que pour les séries.

Suivez le cycle de vie d'une tâche

Chaque tâche suit un flux simple : En attente → En cours → Terminée (ou Annulée à tout moment). Les prestataires peuvent changer le statut depuis leur propre interface.

Renseignez vos prix dans le calendrier tarifaire

Accédez à Gestion > Tarifs. L'interface se présente sous forme d'une grille mensuelle : chaque propriété occupe une ligne, chaque jour une colonne. Cliquez dans une cellule pour saisir le prix de la nuitée.

• Prix de base : le tarif par nuit, modifiable directement dans chaque cellule. Les modifications sont enregistrées automatiquement
• Week-ends : samedis et dimanches surlignés en gris
• Jours fériés : surlignés en jaune (1er janvier, 14 juillet, 15 août, etc.)
• Aujourd'hui : surligné en bleu

Affichez des lignes supplémentaires sous chaque propriété via la barre d'outils :

• Airbnb / Booking / VRBO : prix calculé automatiquement via le coefficient multiplicateur (lecture seule)
• Min Nuits : nombre minimum de nuits requis pour chaque jour
• Règles : restrictions d'arrivée/départ (NA = pas d'arrivée, ND = pas de départ, X = ni l'un ni l'autre)
• Dispo : disponibilité jour par jour (1 = disponible, R = réservé, X = bloqué manuellement)

Naviguez mois par mois avec les flèches ou le menu déroulant, changez d'année et filtrez les propriétés visibles.

Configurez les coefficients par plateforme

Cliquez sur le bouton "Coefficients" pour définir un multiplicateur par plateforme et par propriété afin de compenser les commissions :

• Airbnb : coefficient par défaut 1.18 (ex : 100€ x 1.18 = 118€ sur Airbnb)
• Booking.com : coefficient par défaut 1.15
• VRBO/Abritel : coefficient par défaut 1.20

Chaque plateforme peut être activée ou désactivée individuellement. Les prix calculés apparaissent dans les lignes correspondantes du calendrier.

Appliquez des actions en masse

Cliquez sur "Actions" dans la barre d'outils pour mettre à jour plusieurs jours d'un coup :

• Sélectionnez une ou plusieurs propriétés (avec boutons "Tout" / "Aucun")
• Définissez une plage de dates (du... au...)
• Filtrez par jour de la semaine (L, M, M, J, V, S, D), ex : uniquement vendredi et samedi pour un tarif week-end
• Modifiez en bloc : prix, nuits minimum, règles et/ou disponibilité. Chacun a sa propre case à cocher : un champ non coché reste inactif et n'est pas écrit — on peut donc changer le prix sans toucher aux nuits minimum

Le bouton "Copier mois" permet de dupliquer la tarification d'un mois source vers un mois cible (prix, nuits minimum, règles et/ou disponibilité). Ce qui existe sur le mois cible est écrasé ; ce qui n'est pas coché n'est ni copié ni effacé.

Copie d'une année complète : le bouton "Copier année" permet de dupliquer la grille tarifaire d'une année entière vers une autre, propriété par propriété. Idéal pour préparer la saison suivante en reprenant les tarifs de l'année précédente comme base, puis en ajustant au besoin.

Importez et exportez vos tarifs

Import / Export CSV :

• Export : téléchargez vos tarifs au format CSV par propriété et par année (prix, nuits minimum, règles, disponibilité, statut de réservation)
• Import : chargez un fichier CSV pour mettre à jour vos tarifs en masse. Téléchargez d'abord le modèle. L'import gère les formats de date français (JJ/MM/AAAA) et international (AAAA-MM-JJ)

Export PDF : générez une grille tarifaire au format PDF à partager avec vos propriétaires. Sélectionnez les propriétés et les types de tarifs à inclure (base, Airbnb, Booking, VRBO). Le PDF regroupe automatiquement les dates consécutives ayant le même prix en périodes lisibles.

Journal d'audit des modifications tarifaires

Pour les conciergeries soumises aux recommandations FNAIM / Carte G, Easy Concierge propose un journal d'audit qui trace de manière vérifiable toutes les modifications de tarifs. Cette fonctionnalité est optionnelle et désactivée par défaut.

Pour l'activer :

1. Allez dans Admin > Paramètres, onglet Général
2. Activez l'option "Journal des modifications tarifaires"

Une fois activé, chaque modification (prix, nuits minimum, règles, disponibilité) est consignée avec :

• Qui a fait la modification (nom d'utilisateur)
• Quand (date et heure exacte)
• Quoi (ancienne valeur → nouvelle valeur)
• Quelle propriété et quelle date sont concernées

Consultez l'historique complet via le bouton "Historique", qui apparaît dans la barre d'outils de Gestion > Tarifs une fois le journal activé. Le journal est non modifiable et constitue une preuve de traçabilité opposable.

Workflow de validation propriétaire (optionnel)

Cette fonctionnalité ajoute une étape de validation par le propriétaire avant que les modifications tarifaires ne soient appliquées. Elle dépend du journal d'audit : l'interrupteur n'apparaît qu'une fois celui-ci activé, et ne peut pas fonctionner seul.

Pour l'activer :

1. Allez dans Admin > Paramètres, onglet Général
2. Activez l'option "Validation propriétaire des tarifs"

Fonctionnement :

1. L'administrateur modifie un tarif → la modification est mise en attente (statut "Proposition")
2. Le propriétaire reçoit une notification par email regroupant les modifications proposées (envoi temporisé toutes les 15 minutes pour éviter le spam)
3. Le propriétaire se connecte et valide ou refuse chaque modification
4. Le tarif est appliqué uniquement après validation

Consultez le tableau de bord des livrets

Rendez-vous dans Gestion > Livrets. L'interface affiche la liste des réservations à venir (et en cours) avec le statut de leur livret :

• Badge Livret = livret actif et accessible par le voyageur
• Badge Pausé = livret temporairement désactivé
• Pas de badge = aucun livret créé pour cette réservation
• Statut En cours = séjour actuellement en cours
• Statut À venir = réservation future

Filtrez les réservations par propriété via le menu déroulant en haut de page.

Créez et envoyez un livret

1. Cliquez sur "Créer livret" sur la ligne d'une réservation sans livret
2. Le formulaire se pré-remplit avec les données de la réservation : nom du voyageur, dates de séjour, code boîte à clés
3. Vérifiez et complétez si nécessaire (e-mail voyageur, code d'accès spécifique)
4. Validez : le livret est immédiatement créé avec un lien unique

Le voyageur ouvre le lien, saisit les 3 premières lettres de son prénom ou nom pour s'authentifier, puis accède au livret contenant : WiFi, code boîte à clés (visible uniquement le jour du check-in), horaires, adresse Google Maps, contacts et procédures d'arrivée/départ.

Partagez le livret

Une fois le livret créé, plusieurs options de partage s'offrent à vous :

• Copier le lien : copiez l'URL dans le presse-papier d'un clic
• WhatsApp : envoyez directement via WhatsApp avec un message pré-rédigé incluant le prénom du voyageur
• E-mail : ouvrez votre client e-mail avec le lien pré-rempli dans le corps du message
• Automatisation : configurez l'envoi automatique du lien par e-mail ou SMS avant l'arrivée (variable {livret_url})

Gérez les livrets existants

Pour chaque réservation ayant un livret, vous disposez de plusieurs actions :

• Pause / Reprendre : désactivez temporairement l'accès au livret, puis réactivez-le
• Re-partager : renvoyez le lien via les mêmes canaux (copier, WhatsApp, e-mail)
• Supprimer : supprime définitivement le livret : le voyageur ne pourra plus y accéder

Cliquez sur "Gérer les templates" pour personnaliser les informations de chaque propriété, les couleurs, les procédures d'arrivée/départ, les services et les sections personnalisées.

Identifiez la réservation concernée

Rendez-vous dans Gestion > Livrets. La liste affiche toutes les réservations à venir et en cours avec le statut de leur livret :

• Badge Livret = livret actif, le voyageur peut y accéder
• Badge Pausé = livret bloqué, le voyageur ne peut plus y accéder

Utilisez le filtre par propriété si nécessaire pour retrouver rapidement la réservation.

Bloquez l'accès au livret

Sur la ligne de la réservation, cliquez sur le bouton ⏸ Pause (icône bleue à droite). Une confirmation vous est demandée.

Une fois confirmé :

• Le badge passe de Livret à Pausé
• Le bouton se transforme en ▶ Reprendre
• Le voyageur qui tente d'ouvrir son lien verra « Ce livret n'est plus actif »

Réactivez l'accès

Quand la situation est résolue (caution versée, problème réglé), cliquez sur le bouton ▶ Reprendre sur la même ligne.

• Le badge repasse à Livret
• Le voyageur retrouve immédiatement l'accès à toutes les informations de son livret
• Le lien reste le même : pas besoin de le renvoyer au voyageur

Cas d'usage courants

Voici les situations les plus fréquentes où le blocage d'un livret est utile :

• Caution non versée : bloquez le livret avant le check-in pour empêcher l'accès au code boîte à clés. Réactivez-le dès la caution sécurisée.
• Problème de paiement : le solde du séjour n'est pas réglé : le blocage du livret permet de garder un levier.
• Annulation en cours : si une annulation est en négociation, bloquez le livret pour éviter tout accès prématuré.
• Changement de voyageur : l'ancien voyageur ne doit plus accéder aux informations. Supprimez le livret et créez-en un nouveau pour le nouvel occupant.

Demandez une caution : l'empreinte bancaire, et où se trouve le bouton

La caution est une empreinte bancaire qui sécurise le séjour sans prélever d'argent au voyageur. Elle se demande depuis la réservation, et non depuis l'écran des cautions : ouvrez la réservation, dans le planning ou dans la liste, puis descendez jusqu'au bloc Caution.

1. Cliquez sur « Demander caution ».
2. Une confirmation annonce le montant : « Créer et envoyer une demande de caution de X € ? »
3. Dès que vous validez, un e-mail contenant un lien Swikly part au voyageur.
4. Le voyageur renseigne sa carte bancaire sur la page Swikly sécurisée.
5. À la fin du séjour : libérez la caution, ou prélevez en cas de dégât.

Suivez le cycle de vie d'une caution

Les statuts évoluent automatiquement via les notifications Swikly (webhooks) :

• Brouillon : caution créée mais pas encore envoyée
• En attente : lien envoyé, en attente de la réponse du voyageur
• Sécurisée : le voyageur a validé son empreinte bancaire
• Libérée : séjour terminé, caution relâchée
• Prélevée : tout ou partie du montant a été encaissé (dégâts constatés)
• Expirée / Annulée / Échouée : cas particuliers

Le tableau de bord affiche des cartes de synthèse (total, en attente, sécurisées, libérées, montant total). Filtrez par statut, propriété ou propriétaire.

Gérez les paiements en ligne

Le module Gestion > Paiements permet d'envoyer des liens de paiement sécurisés aux voyageurs. Quatre prestataires sont supportés :

• Stripe : le plus populaire : paiement par carte, avec compte Stripe individuel par propriétaire (chacun reçoit ses paiements directement, idéalement rattachés à une Stripe Organisation côté conciergerie)
• PayPlug : solution française : interface simple, bon support
• SystemPay : passerelle bancaire : souvent proposée par les banques traditionnelles
• Mollie : prestataire européen : carte bancaire et moyens de paiement locaux

Le prestataire n'est pas un réglage global : il se choisit paiement par paiement, au moment de créer le lien. Swikly s'ajoute à cette liste pour les cautions.

Cycle de vie d'un paiement :

1. Créez un paiement depuis "+ Nouveau paiement"
2. Choisissez le prestataire, le montant et la description
3. Liez-le à une réservation ou une facture (optionnel)
4. Cliquez sur "Envoyer" : le voyageur reçoit un e-mail avec le lien de paiement
5. Le paiement est confirmé automatiquement via webhook

Statuts : Brouillon → En attente → Réussi. En cas de problème : Échoué ou Annulé. Possibilité de remboursement total ou partiel.

Configurez les échéanciers automatiques

Automatisez vos demandes de paiement avec des règles d'échéancier. Configurez des déclencheurs :

• A la création de la réservation : ex : acompte de 30%
• X jours avant le check-in : ex : solde 15 jours avant l'arrivée
• Le jour du check-in : ex : frais de ménage
• Après le check-out : ex : extras ou supplément

Le système crée automatiquement les demandes de paiement et les envoie aux voyageurs selon vos règles. Un cron quotidien traite les échéances du jour.

Cartes de synthèse

En haut du tableau de bord, trois indicateurs clés s'affichent :

• Propriétés : le nombre total de biens gérés
• Réservations du mois : le nombre de séjours pour le mois en cours
• CA mensuel : le chiffre d'affaires total du mois (visible uniquement pour admin et propriétaires)

Arrivées, départs et nouvelles réservations

La section Arrivées du jour liste les check-ins prévus aujourd'hui avec :

• Le nom de la propriété
• Le nombre de voyageurs attendus
• Un lien direct vers la réservation dans le calendrier

La section Départs du jour affiche les check-outs prévus avec le montant du séjour et un accès direct à la réservation.

Les réservations créées aujourd'hui (importées via le Channel Manager ou créées manuellement) apparaissent dans la section Nouvelles réservations avec les dates de séjour et les informations du voyageur.

Rappels de facturation

En mode conciergerie, le tableau de bord affiche des rappels intelligents :

• Forfaits récurrents en attente par propriétaire
• Factures à générer avec le montant estimé
• Bouton d'action rapide pour créer la facture directement

Statistiques SMS

Accédez au tableau de bord dédié aux SMS via Gestion > Stats SMS. Il vous montre :

• SMS envoyés aujourd'hui, ce mois-ci et sur l'année
• Taux de réussite des envois
• Graphique mensuel : barres comparant les SMS envoyés vs échoués
• Répartition par propriété avec détail des échecs
• 30 derniers SMS : tableau détaillé avec destinataire, statut, propriété et aperçu du message

Tableau de bord et filtres

Accédez au module via Finances > Factures. En haut de page, quatre cartes affichent vos indicateurs de l'année sélectionnée :

• Total facturé (cumul TTC de l'année)
• Payées
• En attente
• TVA collectée

Filtrez la liste par année, mois, propriétaire et statut : Brouillon, Finalisée, Payée, Annulée.

Créer une facture

1. Cliquez sur "+ Nouvelle facture"
2. Sélectionnez le client :
   • Propriétaire existant : sélection depuis la liste des propriétaires
   • Client personnalisé : saisissez manuellement le nom, l'adresse, l'e-mail et le téléphone
3. Ajoutez les lignes de facturation : commissions sur séjours, ménage, forfait récurrent, débours, etc.
4. Le numéro de facture est attribué automatiquement (préfixe et séquence configurables)
5. La TVA est calculée automatiquement (taux par défaut : 20%, désactivable pour auto-entrepreneurs)
6. Vérifiez et validez

Cycle de vie et actions

Une facture connaît quatre statuts, et quatre seulement :

• Brouillon : en cours de rédaction, modifiable, sans numéro définitif
• Finalisée : verrouillée et numérotée
• Payée : le client a réglé
• Annulée : invalidée (un avoir peut être créé)

Il n'existe pas de statut « Envoyée » : envoyer une facture par e-mail ne change pas son statut, une facture finalisée puis envoyée reste Finalisée jusqu'à son règlement.

Actions disponibles sur chaque facture :

• Voir le détail : la fiche complète, avec l'historique
• Éditer si la facture est en brouillon, Voir sinon
• Finaliser : attribue le numéro définitif et verrouille
• Supprimer : réservé aux brouillons
• Télécharger PDF : export classique pour impression ou envoi
• Télécharger Factur-X : format e-facture réglementaire (PDF/A-3 + XML intégré)
• Aperçu / Imprimer
• Envoyer par e-mail : envoi direct au client avec la facture en pièce jointe
• Prélever via GoCardless (SEPA) : lance le prélèvement, si le mandat existe
• Marquer payée : met à jour le statut
• Créer un avoir : génère une note de crédit liée à la facture d'origine

Paramètres comptables et numérotation

Le reste se configure dans Admin > Paramètres, onglet Général :

• SIRET et N° TVA intracommunautaire
• IBAN pour le virement (affiché en pied de facture)
• Mentions légales personnalisées en bas de facture
• Préfixe de numérotation et séquence (ex : FC-2026-001)
• Logo de l'entreprise affiché sur chaque facture

Les devis : chiffrer avant la réservation

Sur le même écran, la section Devis sert à établir un devis pour un voyageur avant sa réservation. C'est l'outil pour répondre à une demande de séjour chiffrée, sans engager quoi que ce soit.

Le bouton « Nouveau devis » demande le propriétaire concerné, éventuellement la réservation si elle existe déjà, puis les coordonnées du client : nom, adresse, e-mail, téléphone, et le SIRET s'il s'agit d'un professionnel.

Les lignes du devis se remplissent de deux façons : en les calculant depuis le calendrier, ce qui reprend les tarifs réels des dates choisies, ou à la main ligne par ligne. Un devis sans aucune ligne est refusé.

• Envoyer transmet le devis par e-mail au voyageur, avec le PDF en pièce jointe.
• Modifier reste possible quel que soit le statut : un devis n'est pas figé comme l'est une facture finalisée.
• Supprimer l'efface définitivement.

Un devis passe par six statuts : Brouillon, Finalisé, Envoyé, Accepté, Refusé, Expiré. L'envoi par e-mail fait passer un devis finalisé en « Envoyé » ; un devis déjà accepté ou refusé n'est pas ramené en arrière.

Avant de commencer : vérifiez votre identité d'entreprise

Le réseau identifie les entreprises par leur numéro SIREN. Avant toute chose, allez dans Admin > Paramètres et assurez-vous que les informations de votre société sont exactes :

• Raison sociale et adresse complètes
• SIRET valide (14 chiffres)
• Numéro de TVA intracommunautaire

Ces informations partent sur chaque facture électronique. Une erreur ici bloque la transmission.

Il vous faut également un compte SUPER PDP ouvert à votre nom. Easy Concierge ne crée pas ce compte pour vous : il l'y rattache.

Connecter votre compte SUPER PDP

Rendez-vous dans Admin > Paramètres, section « Plateforme agréée (facturation électronique) », puis cliquez sur « Connecter mon compte SUPER PDP ».

Vous êtes redirigé vers SUPER PDP pour autoriser Easy Concierge, puis ramené automatiquement dans vos réglages. La connexion est faite une seule fois.

Une fois la connexion établie, deux nouveaux menus apparaissent dans Finances : « Factures reçues » et « Qualification clients ». Ils sont réservés aux administrateurs.

Déclarer votre adresse de réception : le point qui porte l'obligation 2026

C'est le point le plus souvent négligé, et c'est pourtant celui qui porte l'échéance du 1er septembre 2026.

Pour que vos fournisseurs puissent vous envoyer leurs factures, votre entreprise doit être inscrite à l'annuaire officiel avec une adresse de réception. Sans cette ligne d'annuaire, vous êtes tout simplement injoignable sur le réseau.

Easy Concierge ne le suppose pas : il vous l'affiche. Dans la section « Plateforme agréée », vous lisez soit « Adresse de réception : déclarée », soit un bandeau orange « Aucune adresse de réception déclarée ».

Qualifier vos clients : entreprise ou particulier ?

La facturation électronique ne concerne que les factures entre entreprises. Une facture adressée à un propriétaire particulier n'a rien à faire sur le réseau, et la plateforme ne sait d'ailleurs pas l'y envoyer.

Il faut donc trancher, pour chaque propriétaire, s'il s'agit d'une société (une SCI par exemple) ou d'un particulier. C'est l'objet du menu Finances > Qualification clients.

Pour chaque propriétaire, la page vous permet de :

• le déclarer Entreprise ou Particulier
• saisir ou corriger son SIREN / SIRET
• le rechercher dans l'annuaire officiel des entreprises pour récupérer son numéro et vérifier s'il est joignable

Le contrôle du numéro SIRET, et comment le lire

Un numéro SIREN (9 chiffres) ou SIRET (14 chiffres) n'est pas une suite de chiffres quelconque : il comporte une clé de contrôle mathématique. Easy Concierge la vérifie automatiquement et signale tout numéro invalide.

Ce contrôle est certain : un numéro qui ne passe pas la clé est forcément une erreur de saisie. Et il n'est pas théorique. Les erreurs classiques qu'il intercepte sont un numéro de téléphone ou un simple prénom saisis à la place du SIRET, qui peuvent sinon rester des mois sur vos factures sans que personne ne les remarque.

La recherche dans l'annuaire, elle, se lit plus finement. Trois réponses différentes, à ne pas confondre :

• Joignable : l'entreprise est inscrite et son adresse de réception est active. Vous pouvez lui envoyer des factures.
• Déclarée mais pas active : l'entreprise figure à l'annuaire, mais son adresse n'est pas encore ouverte.
• Pas inscrite : aucune entrée à l'annuaire. Ce n'est pas une erreur, c'est le cas normal avant septembre 2026, tant que les entreprises ne se sont pas encore raccordées.

Émettre, ou envoyer, une facture sur le réseau

Une fois votre compte vérifié et vos clients qualifiés, l'émission se fait depuis la page Factures, comme d'habitude. Deux façons de procéder :

• Manuellement : sur une facture finalisée, un bouton « Envoyer sur le réseau » apparaît dans la section « Facturation électronique ».
• Automatiquement : dans Admin > Paramètres, activez « Envoyer automatiquement les factures professionnelles sur le réseau à la finalisation ». Chaque facture finalisée part alors toute seule.

Dans les deux cas, seules les factures à un client professionnel disposant d'un SIRET partent. Les factures aux particuliers sont ignorées, sans erreur : c'est le comportement voulu.

La facture affiche ensuite son statut réseau : « Transmise à la plateforme », puis l'évolution renvoyée par le réseau (reçue, acceptée, rejetée). En cas d'échec d'envoi, la facture reste finalisée et l'erreur s'affiche dessus : vous ne perdez rien.

Déclarer l'encaissement : automatique, et obligatoire

Une conciergerie vend des services. La TVA y est donc, par défaut, exigible à l'encaissement et non à la facturation. Le réseau doit en être informé : c'est cette déclaration qui fixe la date d'exigibilité de la TVA.

Bonne nouvelle : vous n'avez rien à faire. Dès que vous marquez une facture comme payée (à la main, ou automatiquement lorsque le prélèvement est encaissé), Easy Concierge déclare l'encaissement au réseau. L'opération n'a lieu qu'une fois, même si vous repassez par le bouton.

Recevoir les factures de vos fournisseurs

Le menu Finances > Factures reçues centralise les factures que vos fournisseurs vous adressent via le réseau. Une pastille bleue signale les nouvelles factures non lues.

Chaque facture reçue affiche l'émetteur, son numéro, sa date, son échéance, les montants HT et TTC, ainsi que le détail des lignes. Le fichier d'origine reste téléchargeable.

La synchronisation est automatique et tourne en tâche de fond : vous n'avez aucun bouton à actionner. Les factures apparaissent d'elles-mêmes.

Combien ça coûte

Le raccordement à la plateforme, l'émission et la réception sont compris dans votre abonnement, dans la limite de 150 factures traitées par mois. Au-delà, chaque facture supplémentaire est facturée 0,05 € TTC.

Une « facture traitée » est une facture émise ou reçue via la plateforme au cours du mois. Le forfait s'apprécie chaque mois et n'est pas reportable.

Votre consommation du mois en cours est affichée dans Mon abonnement, avec le détail des factures émises et reçues. Vous voyez donc où vous en êtes avant d'être facturé.

Récapitulatif : votre parcours en une liste

• Vérifier l'identité de votre société dans Admin > Paramètres (SIRET, TVA, adresse)
• Cliquer sur « Connecter mon compte SUPER PDP » et attendre la vérification d'identité
• Vérifier que votre adresse de réception est déclarée à l'annuaire, et l'inscrire depuis SUPER PDP si le bandeau orange s'affiche
• Passer en revue Qualification clients : entreprise ou particulier, SIREN corrigé, numéros invalides rattrapés
• Activer si vous le souhaitez l'envoi automatique à la finalisation
• Surveiller Factures reçues et prévenir vos fournisseurs de votre nouvelle adresse

Rapports par propriété : les cartes et la répartition des frais

Accédez au module via Finances > Rapports ; la page s'intitule « Statistiques & Rapports ». Quatre cartes la résument :

• Gain Net : ce qui reste une fois tous les frais retirés
• Chiffre d'Affaires : les revenus des séjours
• Réservations : le nombre de séjours de la période
• Total Frais : l'ensemble des charges

Le détail des frais est ventilé en six catégories :

• Taxe séjour collectée
• Commissions OTA (Airbnb, Booking, etc.)
• Ménage & Entretien
• Linge
• Frais bancaires (commissions des prestataires de paiement)
• Com. conciergerie

Une catégorie à zéro n'est pas affichée : si vous ne facturez pas le linge, la ligne Linge n'apparaît simplement pas.

Un tableau complet liste chaque réservation avec : propriété, dates, source, voyageur, revenus, taxes, frais et gain net. Filtrez par mois (sélection multiple possible) et par propriété (multiple aussi).

Deux boutons d'export en haut de page : « Télécharger PDF » et « Export CSV », l'un et l'autre calés sur les filtres en cours.

Performance par plateforme, et le lead time

Un tableau détaille, pour chaque source de réservation : Résas, Nuitées, Durée moy., Lead time, CA héberg., Taxe séjour, Ménage, Linge, Com. OTA, Prix moy./nuit et Gain net.

Un second tableau, Performance Annuelle, reprend les mêmes colonnes sur l'année entière. Attention : l'année retenue est celle du premier mois coché dans le filtre.

Les plateformes suivies : Airbnb, Booking.com, VRBO/Abritel, Superhote, Manuel (direct), et autres sources.

Déclaration taxe de séjour

Le bloc « Taxes de Séjour à Déclarer » ne retient que les réservations directes : sur Airbnb ou Booking, c'est la plateforme qui collecte et reverse la taxe, vous n'avez rien à déclarer pour ces séjours.

Il donne une ligne par logement : Logement, Rés., Nuitées, Personnes, Taxes collectées.

Revenus conciergerie

Accédez au module via Finances > Revenus ; l'écran s'intitule « Revenus Conciergerie ». Il montre ce que votre activité vous rapporte, logement par logement et mois par mois.

• Vue croisée annuelle : une grille 12 mois x logements, avec pour chaque case la commission, le ménage, le linge et les frais de conciergerie.
• Part propriétaire : ce qui revient au propriétaire, c'est-à-dire son gain net une fois votre commission retirée.
• Totaux par mois et par logement.

Exportez vos données en CSV (compatible Excel) ou utilisez l'impression optimisée.

Historique des messages

Accédez à l'historique via Clients > Historique. Chaque message affiche :

• Destinataire : nom et coordonnées du voyageur ou du contact
• Type : E-mail ou SMS
• Sujet : objet de l'e-mail ou début du SMS
• Contenu complet : le texte intégral tel qu'envoyé au voyageur (avec les variables remplacées)
• Statut :
  • Succès : message bien délivré
  • Échec : erreur d'envoi (adresse invalide, quota SMS dépassé, etc.)
  • Rebond (bounce) : e-mail rejeté par le serveur du destinataire
• Date et heure : horodatage précis de l'envoi
• Réservation liée : lien direct vers la réservation dans le calendrier

Filtrer les messages

Retrouvez rapidement un message grâce aux filtres :

• Par type : e-mails uniquement, SMS uniquement, ou tous
• Par statut : succès, échec ou tous
• Par propriété : sélectionnez un bien spécifique
• Par période : filtrez par dates
• Par réservation : depuis la fiche d'une réservation, consultez tous les messages associés

Notifications internes

En complément des messages aux voyageurs, le système envoie des notifications à l'équipe de conciergerie. Ces alertes s'affichent dans la cloche de notification et incluent :

• Nouvelle réservation : une réservation vient d'être importée ou créée
• Réservation annulée : un séjour a été supprimé lors de la synchronisation
• Check-in du jour : rappel des arrivées prévues aujourd'hui
• Check-out du jour : rappel des départs
• Synchronisation réussie : import Channel Manager terminé avec succès
• Erreur de synchronisation : problème lors de l'import
• Conflit détecté : chevauchement de dates ou modification conflictuelle

Activer le contrat sur une propriété

Le contrat de location s'active par propriété. Seuls les logements ayant l'option activée afficheront la section contrat dans les réservations.

• Rendez-vous dans Gestion > Logements
• Éditez la fiche du logement concerné
• Dans la section "Contrat de location", cochez "Activer le contrat de location courte durée"
• Enregistrez : un contrat pourra être généré pour chaque réservation de ce logement

Personnaliser les conditions générales

Rendez-vous dans Admin > Paramètres, onglet Contrats pour rédiger le corps du contrat.

• Un éditeur riche (WYSIWYG) vous permet de mettre en forme vos conditions : titres, listes, gras, italique
• Un bouton "Charger le modèle type" vous propose un contrat standard complet (objet du séjour, paiement, caution, obligations, annulation, RGPD)
• Insérez des variables dynamiques qui seront remplacées automatiquement pour chaque contrat
• Cliquez sur "Aperçu" pour voir le rendu final du contrat
• Enregistrez pour sauvegarder vos modifications

Générer et envoyer un contrat

Une fois le logement activé et les conditions rédigées, générez un contrat depuis n'importe quelle réservation :

• Ouvrez le détail d'une réservation en cliquant dessus dans le planning
• La section "Contrat de location" s'affiche en bas de la fiche
• Cliquez sur "Générer" : le contrat est créé avec les données de la réservation, et un lien sécurisé est prêt pour le locataire
• Cliquez ensuite sur "Renvoyer" pour lui expédier ce lien par email
• À tout moment, "Voir le contrat" l'affiche tel que le locataire le lit, et "Mettre à jour" le refait sur les montants du jour

Intégrez le lien du contrat dans vos templates de messages automatiques (email ou SMS) grâce à la variable :

{rental_contract_url}

Exemple d'utilisation dans un template : "Bonjour {guest_name}, veuillez consulter et signer votre contrat de location : {rental_contract_url}"

Ce que le contrat reprend de la réservation

Vous n'écrivez que les conditions générales. Tout le reste est repris automatiquement, et il est utile de savoir d'où vient chaque bloc :

• Les montants : les Nuitées portent le tarif avant remise, la Remise vient s'en déduire. Le ménage, le linge et les prestations complémentaires ne s'ajoutent que s'ils ne sont pas déjà compris dans le Total séjour. Le Total est exactement ce que le logiciel attend du voyageur, celui du bloc Règlement de la réservation.
• La taxe de séjour : déjà comprise dans le Total séjour, elle est rappelée sous le total en mention « dont », jamais ajoutée par-dessus.
• La caution : le montant de caution par défaut du logement. À zéro, la ligne et la clause de dépôt de garantie disparaissent du contrat.
• Le paiement du solde : le plan de paiement du logement, mis en phrases (acompte, solde, versements), pour le canal de la réservation.
• L'annulation : les conditions d'annulation du logement, ou le texte figé sur le séjour au moment de la vente. Sur une réservation Airbnb, Booking ou Vrbo, la section n'apparaît pas : la plateforme applique les siennes.
• Le bailleur : le propriétaire rattaché au logement s'il y en a un, sinon votre société telle qu'elle figure dans vos réglages, SIRET compris.

Mettre à jour un contrat déjà envoyé

Un contrat est une photo de la réservation prise le jour de sa création : le locataire signe un document qui ne bouge pas dans son dos. Si vous modifiez ensuite le tarif, la remise ou les dates, le contrat continue donc d'annoncer les anciens chiffres.

• La fiche réservation vous le signale par un encadré rouge qui nomme les deux montants : celui du contrat et celui de la réservation
• "Mettre à jour" refait le contrat sur les montants et les conditions du jour
• Le lien déjà transmis au locataire reste valable : le contrat est réécrit, pas dupliqué. Le PDF est refait et la date près de la signature devient celle de cette version
• Ce bouton n'envoie aucun email. Pour prévenir le locataire, utilisez "Renvoyer", qui met le contrat à jour avant de l'expédier

Signature électronique par le locataire

Le locataire reçoit un email contenant un lien vers son contrat personnalisé. Depuis ce lien, il peut :

• Consulter l'intégralité du contrat (en-tête avec les parties, conditions générales, détails financiers)
• Signer électroniquement grâce à un pad de signature tactile (compatible mobile et desktop)
• Télécharger le contrat signé au format PDF

Le statut de chaque contrat est visible directement dans la fiche réservation :

• Aucun contrat : pas encore généré
• Envoyé : en attente de signature du locataire
• Signé : contrat signé avec date et heure de signature

Le problème : données limitées des plateformes

Lorsqu'une réservation est importée depuis les plateformes (Airbnb, Booking, etc.), seules les données basiques sont récupérées :

• Dates de check-in et check-out
• Nom du voyageur (parfois "Reserved" au début, remplacé ensuite par le vrai nom)
• Identifiant unique (UID) pour éviter les doublons
• Plateforme source (Airbnb, Booking, VRBO, etc.)

Les coordonnées complètes (e-mail, téléphone, adresse) ne sont pas transmises par les plateformes.

Le formulaire de bienvenue

Easy Concierge met à disposition un formulaire en ligne que le voyageur remplit lui-même. Les champs collectés :

• Nom : obligatoire
• E-mail : obligatoire, indispensable pour l'envoi des instructions
• Téléphone : obligatoire, nécessaire pour les SMS (format international)
• Message : champ libre, facultatif — demandes particulières, heure d'arrivée souhaitée, etc.

Une fois le formulaire rempli, vous recevez les informations par e-mail, à l'adresse de contact renseignée dans Paramètres > Général. Il vous reste à les reporter sur la réservation.

Configurer l'envoi automatique

Le formulaire peut être envoyé automatiquement grâce aux automatisations :

1. Allez dans Admin > Paramètres, onglet Général, encadré « Formulaire d'accueil voyageurs », et copiez l'adresse du formulaire (un clic sur l'adresse la copie)
2. Créez un template dans l'onglet Templates et collez cette adresse dans le texte du message
3. Dans l'onglet Automatisations, créez une règle déclenchée par Nouvelle réservation qui envoie ce template
4. Le voyageur reçoit un e-mail ou SMS avec le lien vers le formulaire

Voici un modèle de message prêt à l'emploi :

Il n'existe pas d'écran d'import en masse pour reprendre un historique de séjours venu d'un autre logiciel : cela se fait à la mise en route, au cas par cas, en nous transmettant un extrait du fichier à reprendre. L'import CSV qui existe dans le logiciel porte sur les données financières de réservations déjà présentes : il met à jour, il ne crée pas d'historique.

Envoyer un e-mail

Depuis la fiche d'une réservation dans le calendrier :

1. Cliquez sur le bouton "Envoyer un message"
2. Choisissez le canal E-mail
3. Sélectionnez un template pré-enregistré ou rédigez un message libre
4. Les variables dynamiques sont automatiquement remplacées : nom du voyageur, dates, code WiFi, lien livret, etc.
5. Prévisualisez le message final avant envoi
6. Cliquez sur "Envoyer"

Une cinquantaine de variables sont utilisables dans vos templates. Les principales :

• Voyageur : {guest_name}, {guest_email}, {guest_phone}, {guest_count}
• Réservation : {checkin_date}, {checkout_date}, {nights}, {amount_due}
• Propriété : {property_name}, {keybox_code}, {wifi_code}, {google_maps_link}
• Services : {livret_url}, {deposit_link}, {bedding_info}

Envoyer un SMS

La procédure est identique à l'envoi d'e-mail. Choisissez le canal SMS au lieu d'e-mail. Le parcours type de communication par SMS avec un voyageur :

1. Le jour de l'arrivée : SMS de bienvenue avec le code boîte à clés et les informations essentielles
2. Pendant le séjour : message de courtoisie pour s'assurer que tout se passe bien (optionnel)
3. Au départ : instructions de check-out, rappel des consignes (poubelles, clés, etc.)
4. Après le séjour : remerciement et demande d'avis

Utiliser les templates et automatisations

Configurez des scénarios complets dans Admin > Paramètres, onglet Automatisations pour que les messages s'envoient automatiquement. Chaque règle se compose de :

• Un déclencheur : nouvelle réservation, X jours avant check-in, jour du check-in, après check-out, etc.
• Un canal : e-mail ou SMS
• Un template : le modèle de message à utiliser

Les 8 déclencheurs disponibles couvrent tout le parcours voyageur (voir l'article Templates et automatisation pour le détail).

Activer le module de réservation

Votre page de réservation est automatiquement disponible à l'adresse :

Cette page présente toutes vos propriétés publiées avec photos, descriptions, tarifs et disponibilités.

Paramètres du module :

• Propriétés publiées : seules les propriétés marquées comme "publiques" apparaissent sur la page de réservation
• Tarification : les prix affichés sont ceux de votre calendrier tarifaire (voir article Tarification)
• Disponibilité : les dates bloquées, réservées ou sans tarif apparaissent comme indisponibles
• Frais de ménage : le voyageur peut choisir d'ajouter le ménage (si configuré sur la propriété)
• Taxe de séjour : calculée automatiquement selon le nombre de voyageurs et de nuits
• Paiement : via Stripe (le compte Stripe du propriétaire est utilisé automatiquement)

Configurer la page publique

Voici ce que voit le voyageur sur votre page de réservation :

1. Liste des propriétés : avec photos, localisation, capacité, nombre de chambres et prix à partir de
2. Filtres de recherche : par ville, dates de séjour, nombre de voyageurs
3. Fiche détaillée : galerie photos, équipements, description complète, calendrier de disponibilité
4. Vérification de disponibilité : le système contrôle en temps réel les dates, le nombre minimum de nuits et les règles d'arrivée/départ
5. Calcul du prix : tarif par nuit x nombre de nuits + frais de ménage (optionnel) + taxe de séjour
6. Formulaire de réservation : nom, e-mail, téléphone, message
7. Paiement sécurisé : redirection vers Stripe Checkout pour le paiement par carte
8. Confirmation : page de confirmation avec numéro de réservation et récapitulatif

Intégrer le lien sur votre site

Ajoutez un bouton "Réserver" sur votre site web qui pointe vers votre page de réservation :

Vous pouvez aussi intégrer un lien vers une propriété spécifique avec des dates pré-remplies :

Découvrir les endpoints de l'API

URL de base de l'API :

Tous les appels se font en GET (lecture) ou POST (création de réservation). Les réponses sont au format JSON.

1. Lister les propriétés :

Paramètres de filtre optionnels :

• city : filtrer par ville
• guests : nombre minimum de voyageurs
• bedrooms : nombre minimum de chambres
• check_in / check_out : vérifier la disponibilité sur une période (format YYYY-MM-DD)

2. Détail d'une propriété :

3. Calendrier de disponibilité :

Retourne pour chaque jour : is_available, is_booked, is_blocked, price, min_nights.

4. Vérifier la disponibilité :

5. Calculer le prix :

Retourne : Sous-total, Frais de ménage, Taxe de séjour, Total TTC.

6. Créer une réservation :

Retourne : stripe_url (redirection paiement), public_booking_id, session_id.

7. Autres endpoints utiles :

• action=cities : liste des villes disponibles
• action=amenities : liste complète des équipements

Exemple d'intégration JavaScript

Voici un exemple complet pour afficher vos propriétés et créer une réservation depuis votre site :

Sécurité et configuration

• CORS activé : l'API accepte les appels depuis n'importe quel domaine
• Paiement sécurisé : le paiement est traité par Stripe (PCI DSS compliant), aucune donnée bancaire ne transite par l'API
• Expiration : les réservations non payées expirent après 30 minutes
• Webhook signé : les confirmations Stripe sont vérifiées par signature HMAC-SHA256
• Validation : toutes les entrées sont validées côté serveur (dates, disponibilité, règles de réservation)

Générer une clé API

Rendez-vous dans Paramètres puis cliquez sur l'onglet API publique dans la barre latérale.

Remplissez le formulaire :

• Nom : identifiant pour reconnaître la clé (ex : "Site vitrine", "Widget dispo", "Channel manager")
• Limite / heure : nombre maximum de requêtes par heure (100 par défaut, 0 = illimité)
• IPs autorisées (optionnel) : restreindre l'accès à certaines adresses IP pour plus de sécurité
• Expiration (optionnel) : date après laquelle la clé sera automatiquement désactivée

Cliquez sur Générer une clé. La clé API apparaît dans un bandeau vert :

S'authentifier auprès de l'API

Chaque requête doit inclure votre clé API dans le header HTTP Authorization :

Exemple avec curl :

Codes de réponse possibles :

• 200 : Succès
• 401 : Clé manquante ou invalide
• 403 : Clé désactivée, expirée ou IP non autorisée
• 429 : Limite de requêtes dépassée

Les 3 endpoints disponibles

L'URL de base de l'API publique est :

1. Propriétés

Récupérer la liste de vos biens publiés, avec photos et prix minimum.

Paramètres optionnels :

• id : détail d'un bien spécifique (photos, équipements, tarifs)
• check_in / check_out : filtrer par disponibilité
• search : recherche textuelle

Exemple de réponse :

2. Disponibilités

Vérifier si un bien est disponible sur une période et obtenir le prix calculé.

Paramètres :

• property_id (requis) : identifiant du bien
• check_in / check_out : période souhaitée (YYYY-MM-DD). Retourne la disponibilité + le prix calculé
• guests : nombre de voyageurs (pour le calcul de taxe de séjour)
• year / month : calendrier mensuel (sans check_in/check_out)

Exemple de réponse (vérification) :

3. Réservations

Consulter les réservations (lecture seule). Données paginées.

Paramètres optionnels :

• id : détail d'une réservation spécifique
• property_id : filtrer par bien
• month : filtrer par mois (ex : 2026-07)
• start_date_from / end_date_to : plage de dates
• page / per_page : pagination (max 100 par page)

Champs retournés par réservation : id, property_name, start_date, end_date, guest_name, guest_count, source, revenue, etc.

Exemples d'utilisation concrets

Widget de disponibilités sur votre site

Affichez un calendrier de disponibilités sur votre site WordPress, Wix ou custom :

Vérifier le prix avant réservation

Gérer vos clés API

Dans l'onglet API publique des paramètres, vous pouvez :

• Mettre en pause une clé temporairement (bouton pause) : les sites utilisant cette clé recevront une erreur 403
• Réactiver une clé en pause (bouton play)
• Supprimer définitivement une clé (bouton corbeille) : tous les sites utilisant cette clé perdront immédiatement l'accès
• Suivre l'utilisation : nombre de requêtes et date du dernier appel

Pourquoi activer PriceLabs ?

PriceLabs est un outil professionnel de revenue management, utilisé par des dizaines de milliers de conciergeries et de propriétaires dans le monde. Il recalcule chaque jour le prix optimal pour chaque logement et chaque date sur environ 18 mois, selon plusieurs facteurs :

• Demande en temps réel sur la zone géographique (taux de remplissage prévu)
• Événements locaux (festivals, salons, vacances scolaires, weekends prolongés)
• Saisonnalité (haute et basse saison, jours de la semaine)
• Prix concurrents sur des logements comparables
• Fenêtre de réservation (combien de jours à l'avance les voyageurs réservent)

Comment ça s'intègre à Easy Concierge ?

Easy Concierge et PriceLabs cohabitent via Channex, le channel manager utilisé pour synchroniser vos prix et vos disponibilités sur Airbnb, Booking et VRBO/Abritel.

Schéma de flux après activation sur un logement :

Ce point est le plus délicat de l'intégration, et notre équipe le règle une fois pour toutes au moment de l'appairage : côté PriceLabs, seul le tarif parent est autorisé à recevoir des prix, les tarifs Airbnb, Booking et VRBO sont explicitement mis hors périmètre. Sans ce réglage, PriceLabs écrirait aussi sur les tarifs dérivés, que Channex recalcule de son côté depuis le parent : les deux valeurs se contrediraient en permanence et votre majoration finirait par s'appliquer deux fois.

Qui pilote quoi une fois PriceLabs actif

Sur un logement activé, le partage des rôles est net. Tout ce qui relève du tarif passe à PriceLabs, tout ce qui relève de la disponibilité reste à Easy Concierge.

Mettre PriceLabs en route

Cinq étapes, dont une seule passe par nous.

1. Ouvrez votre compte PriceLabs sur hello.pricelabs.co. L'essai de 30 jours ne réclame pas de carte bancaire. L'abonnement se souscrit et se règle en direct auprès de PriceLabs, sans passer par Easy Concierge.
2. Demandez-nous votre clé API Channex à contact@easy-concierge.fr, en précisant les logements concernés. Nous générons une clé restreinte à vos seuls logements et nous vous la transmettons. C'est notre unique intervention.
3. Collez la clé dans PriceLabs, rubrique Account Connections, puis lancez la synchronisation : vos logements remontent dans PriceLabs.
4. Réglez le périmètre d'écriture dans PriceLabs, détaillé juste en dessous. C'est le seul point vraiment technique de la mise en route.
5. Activez le logement dans Easy Concierge : fiche du logement, section Channel Manager, panneau violet « PriceLabs (revenue management) », bouton « Activer PriceLabs ». À ne faire qu'une fois les quatre étapes précédentes terminées.

Le prix de base, les bornes Min et Max et la stratégie tarifaire se règlent dans votre compte PriceLabs, logement par logement. Vous les modifiez quand vous le souhaitez, sans nous prévenir.

Voir les prix PriceLabs dans Easy Concierge

Vous n'avez pas besoin d'ouvrir PriceLabs pour savoir à quel prix vos logements se vendent. Easy Concierge affiche les prix réellement en vigueur à trois endroits.

• Liste des logements : un badge violet 📈 PriceLabs apparaît à côté du nom du logement, aux côtés des badges Channex, Airbnb et Booking. La fiche détaillée du logement affiche en plus un panneau dédié dans la section Channel Manager.
• Page Tarification : un bandeau violet en haut de page indique combien de logements sont sous PriceLabs et propose un bouton « Voir les prix PriceLabs ». Sur ces logements, les lignes Tarif, Min nuits et Règles apparaissent sur fond violet clair et ne sont plus modifiables : c'est volontaire, cela évite de saisir des prix qui ne partiraient nulle part.
• Page « Prix PriceLabs en vigueur » : la vue complète, détaillée juste en dessous.

La page « Prix PriceLabs en vigueur » présente une grille avec vos logements en lignes et les jours du mois en colonnes. Chaque logement occupe trois sous-lignes :

• Tarif : le prix écrit par PriceLabs pour la date
• Min nuits : la durée minimale de séjour décidée par PriceLabs
• Règles : NA pour une date sans arrivée possible, ND pour une date sans départ possible

Les boutons de navigation permettent de passer d'un mois à l'autre, et le bouton « Rafraîchir » force une lecture immédiate. Les valeurs sont mises en cache 30 minutes pour éviter d'interroger Channex à chaque affichage.

Copier les tarifs PriceLabs vers un autre logement

Vous avez un logement comparable qui n'est pas abonné à PriceLabs ? Vous pouvez recopier la grille tarifaire d'un logement PriceLabs vers ce logement, pour faire profiter votre parc de l'intelligence tarifaire sans multiplier les abonnements.

Depuis la page « Prix PriceLabs en vigueur », cliquez sur le bouton « Copier vers... » sous le nom du logement source, puis renseignez :

• le logement cible, choisi parmi vos logements non gérés par PriceLabs
• la période à copier (jusqu'à 540 jours)
• les données à copier : prix, minimum de nuits, règles d'arrivée et de départ, à cocher indépendamment

Les nouveaux tarifs sont enregistrés sur le logement cible puis envoyés vers Channex, donc répercutés sur ses portails de réservation.

Effet sur votre moteur de réservation directe

Si vous utilisez le module de réservation Easy Concierge sur votre site, il reste parfaitement cohérent avec PriceLabs. Pour un logement activé, le moteur lit les prix en direct :

• le total du séjour calculé lors d'une demande de réservation
• le calendrier de disponibilité affiché au voyageur
• le prix « à partir de » mis en avant sur la fiche du logement

Vos clients en direct voient donc les mêmes prix dynamiques que sur Airbnb ou Booking, sans le risque d'afficher un ancien tarif figé.

Tarification

PriceLabs est un service tiers payant, facturé directement par l'éditeur PriceLabs Inc. Les tarifs publics constatés en août 2026 sont les suivants :

• 19,99 USD par logement et par mois (environ 18 €) pour l'Europe, le Royaume-Uni, l'Amérique du Nord, l'Australie, la Nouvelle-Zélande et Israël
• Dégressif dès le 2ᵉ logement (barème progressif selon la taille du parc)
• Une formule alternative à 1 % du chiffre d'affaires issu des canaux connectés, au lieu du forfait par logement
• Un essai gratuit de 30 jours sans carte bancaire, pour évaluer le service sur quelques logements avant engagement

Désactiver PriceLabs

La désactivation est entre vos mains, logement par logement : fiche du logement, section Channel Manager, bouton « Désactiver PriceLabs ». Ni email à envoyer, ni délai à attendre.

Dès la bascule, le badge violet disparaît et les cellules de la page Tarification redeviennent modifiables. Easy Concierge reprend la main sur les prix : toute modification que vous saisissez repart vers Channex dans les 15 minutes, et la grille complète du logement est de toute façon renvoyée lors de la synchronisation générale de la nuit suivante. La transition est transparente pour vos clients propriétaires comme pour les voyageurs ayant déjà réservé.

Compatibilité et limitations

• ✅ Compatible avec tous les logements connectés à Channex, dès lors que les tarifs Airbnb, Booking et VRBO sont configurés en mode dérivé du tarif parent.
• ✅ Compatible avec vos coefficients OTA Easy Concierge : la majoration s'applique après PriceLabs, côté Channex.
• ✅ Compatible avec vos disponibilités Easy Concierge : calendrier, blocages manuels, délai minimum avant réservation.
• ✅ Activable logement par logement. Rien ne vous oblige à basculer tout votre parc : beaucoup de conciergeries commencent par deux ou trois biens pour comparer.
• ⚠️ Étude technique préalable pour les logements à grilles multiples (par exemple à la nuit, à la quinzaine ou au mois pour certains profils hôteliers). Nous contacter avant activation dans ce cas.
• ℹ️ Réservations : PriceLabs ne reçoit pas vos réservations en temps réel via Channex. Pour alimenter ses tableaux de bord Portfolio Analytics, un export peut être mis en place séparément.

Créer un utilisateur

Accédez au module via Admin > Utilisateurs, puis :

1. Cliquez sur "Nouvel utilisateur"
2. Renseignez le nom d'utilisateur (identifiant de connexion, unique)
3. Saisissez l'adresse e-mail (unique également)
4. Choisissez le rôle parmi les 6 disponibles
5. Pour un propriétaire ou propriétaire+ : sélectionnez le profil propriétaire à lier (la liste n'affiche que les propriétaires sans compte)
6. Pour un prestataire : sélectionnez le profil prestataire à lier
7. Pour un planificateur : cochez les propriétés auxquelles il aura accès
8. Définissez un mot de passe temporaire
9. Validez : le compte est immédiatement actif

Gérez les comptes existants avec les actions suivantes :

• Modifier : changez le rôle, l'e-mail, les propriétés assignées ou le mot de passe
• Activer / Désactiver : désactivez temporairement un compte sans le supprimer (utile pour un prestataire saisonnier)
• Changer le mot de passe : réinitialisez le mot de passe d'un utilisateur
• Supprimer : supprime définitivement le compte (vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte)

Rôles et permissions

Les 6 rôles disponibles :

• Administrateur : Accès complet à toutes les fonctionnalités : paramètres, utilisateurs, propriétés, réservations, finances, factures, rapports. C'est le rôle du gestionnaire de la conciergerie
• Propriétaire : Voit uniquement ses propriétés : ses réservations, ses données financières, ses rapports. Lié à un profil propriétaire existant
• Propriétaire+ : Tous les droits du propriétaire plus : tarification (ses biens), livrets d'accueil (lecture), paiements Stripe (via son propre compte), modification de ses propriétés. Idéal pour un propriétaire autonome
• Planificateur : Accès au planning et aux tâches (vue limitée). Peut être assigné à des propriétés spécifiques
• Planificateur avancé : Comme le planificateur, avec en plus : envoi de messages, gestion des automatisations, accès aux cautions et à la tarification
• Prestataire : Voit uniquement les tâches qui lui sont assignées. Idéal pour les agents de ménage, techniciens, etc.

Le tableau de bord utilisateurs affiche des cartes de synthèse : nombre total d'utilisateurs et répartition par rôle (admins, propriétaires, planificateurs, prestataires).

Sécurité des sessions :

• Les sessions expirent après 8 heures d'inactivité
• Les cookies de session sont httpOnly (non accessibles par JavaScript)
• L'historique de connexion enregistre les 10 dernières connexions par utilisateur (IP, navigateur)

Créer le 1ᵉʳ utilisateur (procédure classique)

Si ce n'est pas déjà fait, créez le premier compte propriétaire via Admin > Utilisateurs, bouton « Nouvel utilisateur » et rattachez-le au profil propriétaire de la SCI (voir Gestion des utilisateurs).

Ajouter un 2ᵉ compte lié au même propriétaire

Deux entrées possibles :

1. Depuis Admin > Utilisateurs : cliquez sur « Nouvel utilisateur ».
2. Raccourci depuis Gestion > Propriétaires : sur la fiche du propriétaire SCI, cliquez sur « Ajouter un utilisateur » : le formulaire s'ouvre pré-rempli avec le bon propriétaire sélectionné.

Dans le formulaire :

• Saisissez nom d'utilisateur, email, mot de passe temporaire du nouvel associé.
• Sélectionnez le rôle Propriétaire ou Propriétaire+.
• Dans le bloc « Lier à un propriétaire », la liste déroulante affiche désormais tous les propriétaires, y compris ceux déjà liés à un compte. Un badge « — N co-users déjà liés » vous indique combien d'utilisateurs partagent déjà ce propriétaire.
• Sélectionnez le même propriétaire que le 1ᵉʳ utilisateur.
• Validez.

Résultat

• Les deux comptes (et plus si besoin) accèdent aux mêmes biens, réservations, factures, rapports.
• Chaque utilisateur a son propre mot de passe et son propre historique de connexion (10 dernières connexions tracées).
• Un seul SIRET, un seul IBAN, une seule configuration Stripe / GoCardless (celle du propriétaire).

🍎 Sur iPhone / iPad : depuis l'App Store Recommandé

L'application iOS officielle Easy Concierge est désormais publiée sur l'App Store. C'est la méthode la plus simple et la plus complète : installation en un tap, mises à jour automatiques, notifications et icône sur l'écran d'accueil, comme n'importe quelle app native.

👉 Depuis votre iPhone ou iPad, touchez le bouton ci-dessus pour ouvrir directement la fiche de l'app sur l'App Store.

Vous pouvez aussi l'installer manuellement :

1. Ouvrez l'App Store sur votre iPhone ou iPad
2. Touchez l'onglet « Rechercher » puis tapez « Easy Concierge »
3. Touchez « Obtenir », validez (Face ID / Touch ID), puis touchez « Ouvrir »
4. Connectez-vous avec vos identifiants habituels (les mêmes que sur ordinateur)

📱 Sur iPhone / iPad, via Safari (alternative PWA)

Vous pouvez aussi installer la version PWA, obligatoirement depuis Safari (Chrome ou Firefox sur iOS ne le permettent pas).

1. Ouvrez Safari et rendez-vous sur www.easy-concierge.fr/connexion.html
2. Touchez l'icône « Partager » en bas de l'écran (carré avec une flèche vers le haut ↑)
3. Faites défiler le menu puis touchez « Sur l'écran d'accueil »
4. Vérifiez le nom proposé (Easy Concierge) puis touchez « Ajouter » en haut à droite
5. L'icône Easy Concierge apparaît sur votre écran d'accueil, comme une application classique

🤖 Sur Android : depuis le Google Play Store Recommandé

L'application Android officielle Easy Concierge est désormais publiée sur le Google Play Store. C'est la méthode la plus simple et la plus complète : installation en un tap, mises à jour automatiques, notifications push et icône dans le tiroir d'applications, comme n'importe quelle app native.

👉 Depuis votre téléphone Android, touchez le bouton ci-dessus pour ouvrir directement la fiche de l'app sur le Play Store.

Vous pouvez aussi l'installer manuellement :

1. Ouvrez le Google Play Store sur votre téléphone
2. Recherchez « Easy Concierge » dans la barre de recherche
3. Touchez « Installer », attendez le téléchargement, puis touchez « Ouvrir »
4. Connectez-vous avec vos identifiants habituels (les mêmes que sur ordinateur)

🤖 Sur Android, via le navigateur (alternative PWA)

Vous pouvez aussi installer la version PWA directement depuis Chrome, Edge, Brave et la plupart des navigateurs Android (sauf Firefox). Elle offre exactement les mêmes fonctionnalités.

1. Ouvrez Chrome (ou Edge) et rendez-vous sur www.easy-concierge.fr/connexion.html
2. Une bannière « Ajouter Easy Concierge à l'écran d'accueil » peut apparaître automatiquement en bas de l'écran : touchez « Installer »
3. Si la bannière n'apparaît pas, touchez le menu ⋮ (trois points en haut à droite), puis « Installer l'application » ou « Ajouter à l'écran d'accueil » selon la version de votre navigateur
4. Confirmez en touchant « Installer »
5. L'icône Easy Concierge apparaît sur votre écran d'accueil et dans le tiroir d'applications

Première connexion depuis l'app

Lancez l'application en touchant l'icône Easy Concierge sur votre écran d'accueil. Vous arrivez sur la page de connexion universelle :

• Saisissez votre identifiant (le même que sur ordinateur)
• Saisissez votre mot de passe
• Laissez cochée la case « Rester connecté 30 jours » (cochée par défaut)
• Touchez « Se connecter »

L'application vous redirige automatiquement vers votre espace (le bon tenant est détecté à partir de votre compte). Vous restez connecté(e) pendant 30 jours, même si vous fermez l'application.

Désinstaller ou réinstaller l'app

• iOS : appui long sur l'icône Easy Concierge > Supprimer l'app > Supprimer de l'écran d'accueil
• Android : appui long sur l'icône > Désinstaller, ou glissez-déposez l'icône vers la corbeille en haut de l'écran

Pour réinstaller, recommencez simplement la procédure correspondant à votre téléphone (étape 1 ou 2 pour iPhone/iPad, étape 3 ou 4 pour Android).

Configurer les informations de votre societe

Rendez-vous dans Admin > Paramètres, onglet Général, choisissez « Je suis une conciergerie » et renseignez :

• Nom de la societe : raison sociale telle qu'elle apparaitra sur vos factures
• Adresse complete : siege social (obligatoire sur les factures)
• SIRET : numero d'identification de votre entreprise
• Numero de TVA intracommunautaire : si vous etes assujetti a la TVA
• Email de contact : adresse qui apparaitra comme expediteur des factures
• Logo : uploadez le logo de votre societe pour personnaliser vos factures PDF

Configurer l'envoi d'emails

Rendez-vous dans Admin > Paramètres, onglet Email pour configurer votre serveur SMTP :

• Serveur SMTP : l'adresse du serveur (ex : smtp.gmail.com, ssl0.ovh.net)
• Port : generalement 587 (TLS) ou 465 (SSL)
• Identifiant : votre adresse email complete
• Mot de passe : le mot de passe du compte email (ou mot de passe d'application pour Gmail)
• Nom d'expediteur : le nom qui apparaitra dans la boite de reception du destinataire

Utilisez le bouton Tester la connexion pour verifier que tout fonctionne. Un email de test sera envoye a l'adresse configuree.

Configurer les paiements en ligne (optionnel)

Si vous souhaitez collecter des paiements par prelevement SEPA, rendez-vous dans Admin > Paramètres, onglet SEPA :

• GoCardless (SEPA) : collez votre Access Token depuis le dashboard GoCardless (voir l'article dedie Debiter un client avec GoCardless)

D'autres modes de paiement (Stripe, PayPlug, SystemPay...) peuvent etre ajoutes sur demande et apres etude. Contactez-nous pour evaluer l'integration adaptee a vos besoins.

Accedez a la gestion des proprietaires

Rendez-vous dans Gestion > Proprietaires, puis cliquez sur Nouveau proprietaire, en haut a droite. La page est reservee aux administrateurs, et n'apparait qu'en mode conciergerie.

Renseignez les informations du proprietaire

Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :

• Nom complet : nom et prenom du proprietaire (ou raison sociale si societe)
• Email : adresse a laquelle les factures seront envoyees
• Telephone : numero de contact (optionnel)
• Adresse postale : adresse complete du proprietaire (apparait sur les factures)
• SIRET : si le proprietaire est une societe (optionnel)
• Numero de TVA : si applicable (optionnel)

Rattachez les logements au proprietaire

Une fois le proprietaire cree, attribuez-lui ses logements depuis cette meme page : la fiche d'un bien ne porte aucun champ "Proprietaire". Descendez au bloc "Proprietes sans proprietaire", en bas de la page, et servez-vous de la liste deroulante "Assigner a…" en face de chaque bien. Pour detacher un bien, le bouton "Retirer" du bloc "Biens rattaches" de la fiche le renvoie dans cette meme liste.

Ce rattachement est essentiel : il permet au systeme de savoir quelles reservations inclure dans les factures de chaque proprietaire.

Configurer le prelevement SEPA (optionnel)

Si vous utilisez GoCardless, deux options s'offrent a vous pour rattacher un mandat SEPA au proprietaire :

Option A : Envoyer un lien de mandat :

• Sur la fiche du proprietaire, bloc Prelevement SEPA (GoCardless), cliquez sur Envoyer lien — ce bouton n'apparait que si la fiche porte une adresse email
• Le proprietaire recoit un email avec un lien securise GoCardless
• Il autorise le prelevement en quelques clics
• Le mandat devient actif sous 1 a 3 jours ouvres

Option B : Rattacher un client GoCardless existant :

• Si le proprietaire dispose deja d'un mandat SEPA actif dans votre compte GoCardless, vous pouvez le rattacher directement
• Depuis la fiche du proprietaire, cliquez sur Lier existant
• Saisissez l'identifiant du mandat, qui commence par MD : il n'y a pas de liste de clients a parcourir, cet identifiant se trouve dans votre compte GoCardless
• Le mandat actif est automatiquement associe : pas besoin d'en creer un nouveau

Une fois le mandat actif (par l'une ou l'autre methode), vous pourrez prelever directement les factures depuis l'interface.

Exportez vos donnees depuis SuperHote

Connectez-vous a votre compte SuperHote et exportez vos reservations au format CSV :

• Rendez-vous dans Reservations sur SuperHote
• Selectionnez la periode souhaitee (mois, trimestre, annee...)
• Cliquez sur Exporter en CSV
• Enregistrez le fichier sur votre ordinateur

Importez le fichier dans Easy Concierge

Sur le Dashboard d'Easy Concierge, reparez le widget Import SuperHote :

• Cliquez sur Choisir un fichier et selectionnez le CSV exporte
• Cliquez sur Importer
• Le systeme analyse chaque ligne et affiche un resume : reservations creees, mises a jour, ignorees

Donnees importees automatiquement

Pour chaque reservation, l'import recupere :

• Logement : associe automatiquement par le nom du bien (doit correspondre exactement au nom dans Easy Concierge)
• Dates : check-in, check-out, nombre de nuits
• Voyageur : nom, prenom, email, telephone, nombre de personnes
• Paiement : montant total encaisse (total payments)
• Taxes de sejour : montant de la taxe de sejour collectee
• Menage : frais de menage (cleaning fees)
• Commission OTA : commission prelevee par la plateforme (Airbnb, Booking...)
• Frais bancaires : frais de traitement du paiement (payment charges)
• Frais conciergerie : frais de service (service charge)
• Source : la plateforme d'origine (Airbnb, Booking, Direct...)

Calcul automatique de la commission conciergerie

Lors de l'import, Easy Concierge calcule automatiquement votre commission de conciergerie pour chaque reservation :

• Le benefice net est calcule : paiement - taxes de sejour - frais bancaires - commission OTA - menage - frais conciergerie
• Votre taux de commission (configure sur chaque propriete) est applique sur ce benefice net
• Le montant de commission apparait sur chaque reservation et dans les factures proprietaire

Verifiez le nom de chaque logement

Le nom du logement dans Easy Concierge doit correspondre exactement au nom utilise dans SuperHote. C'est ce nom qui permet l'association automatique lors de l'import CSV.

Rendez-vous dans Proprietes et verifiez chaque nom. Si necessaire, renommez le logement pour qu'il corresponde.

Configurez le taux de commission conciergerie

Sur la fiche de chaque propriete, renseignez :

• Taux de commission : le pourcentage que vous prelevez sur le benefice net de chaque reservation (ex : 20%)
• Date de reference : choisissez si la commission est rattachee a la date de check-in ou de check-out. Cela determine dans quelle periode mensuelle la reservation apparaitra sur les factures

Rattachez chaque logement a son proprietaire

Dans le champ Proprietaire de la fiche propriete, selectionnez le proprietaire concerne. Sans ce rattachement, les reservations du logement n'apparaitront dans aucune facture.

Accedez au module de facturation

Rendez-vous dans Factures depuis le menu principal. Vous y trouverez la liste de toutes vos factures, filtrable par proprietaire, periode et statut.

Generez une facture

Cliquez sur + Nouvelle facture et renseignez :

• Proprietaire : selectionnez le proprietaire a facturer
• Periode : choisissez le mois de facturation
• Reservations : le systeme selectionne automatiquement toutes les reservations de la periode (basees sur la date de check-in ou check-out selon le parametre de chaque logement)

Verifiez le recapitulatif : liste des reservations, montant des commissions, taxes de sejour reversees, total HT, TVA et TTC.

Envoyez la facture par email

Une fois la facture generee, cliquez sur Envoyer par email. Le proprietaire recoit :

• Un email professionnel avec le resume de la facture
• La facture PDF en piece jointe
• Le detail de chaque reservation incluse

Suivez le statut des factures

Chaque facture a un statut clair :

• Brouillon : facture creee mais pas encore envoyee
• Envoyee : facture envoyee au proprietaire par email
• SEPA en cours (badge bleu) : un prelevement GoCardless a ete lance et est en attente de confirmation bancaire (3 a 5 jours ouvres). Le bouton "Prelever via GoCardless" est masque tant que le prelevement est en cours pour eviter les doublons
• Payee : paiement recu (marque manuellement ou automatiquement via GoCardless lorsque le prelevement est confirme par la banque)

Configurez GoCardless

Rendez-vous dans Admin > Paramètres, onglet SEPA :

• Creez un compte sur gocardless.com si ce n'est pas deja fait
• Recuperez votre Access Token depuis le dashboard GoCardless (Developers > Access tokens)
• Collez-le dans le champ Access Token (mode Test pour essayer, Production pour facturer)
• Renseignez le Webhook Secret pour recevoir les mises a jour automatiques de statut
• Cliquez sur Tester la connexion pour verifier que tout fonctionne

Configurez le mandat SEPA du proprietaire

Pour pouvoir prelever un proprietaire, il doit d'abord autoriser le prelevement. Deux options s'offrent a vous :

Option A : Envoyer un lien de mandat :

• Sur la fiche du proprietaire, bloc Prelevement SEPA (GoCardless), cliquez sur Envoyer lien
• Le proprietaire recoit un email avec un lien securise vers GoCardless
• Il renseigne son IBAN et autorise le prelevement (procedure 100% en ligne, conforme a la reglementation europeenne)
• Le mandat passe en statut En attente puis Actif sous 1 a 3 jours ouvres

Option B : Rattacher un client GoCardless existant :

• Si le proprietaire dispose deja d'un mandat SEPA actif dans votre compte GoCardless (migration depuis un autre outil par exemple)
• Cliquez sur Lier existant depuis la fiche du proprietaire
• Saisissez l'identifiant du mandat, qui commence par MD et se trouve dans votre compte GoCardless
• Le mandat actif est automatiquement associe, pas besoin d'en creer un nouveau

Prelevez une facture

Une fois la facture envoyee et le mandat actif :

• Rendez-vous dans Factures
• Sur la facture concernee, cliquez sur le bouton Prelever via GoCardless
• Confirmez le montant et validez
• Un badge "SEPA en cours" (bleu) apparait immediatement a cote du statut de la facture, confirmant que le prelevement a bien ete lance
• Le bouton "Prelever via GoCardless" est automatiquement masque tant que le prelevement est en cours, pour eviter les doublons

Ce qui change

Les principales evolutions reglementaires :

• Facturation electronique obligatoire : les factures doivent transiter par une Plateforme de Dematerialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF - Chorus Pro)
• E-reporting : les transactions B2C et internationales doivent etre declarees electroniquement
• Formats standards : Factur-X (PDF enrichi), UBL ou CII. Le simple PDF n'est plus suffisant a terme
• Mentions obligatoires supplementaires : numero SIREN du client, adresse de livraison, categorie de l'operation

Calendrier d'application

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures electroniques
• 1er septembre 2026 : les grandes entreprises et ETI doivent emettre des factures electroniques
• 1er septembre 2027 : les PME et micro-entreprises doivent emettre des factures electroniques

Ce que fait Easy Concierge pour vous

• Factures PDF conformes : vos factures contiennent deja toutes les mentions legales obligatoires (SIRET, TVA, numerotation sequentielle, etc.)
• Numerotation sequentielle : chaque facture recoit un numero unique et chronologique, conforme a la reglementation
• Archivage : toutes les factures sont conservees dans le systeme et telechargeable a tout moment
• Format Factur-X : vos factures sont generees au format Factur-X (PDF/A-3 enrichi d'un XML), le format attendu par les plateformes
• Raccordement au reseau : Easy Concierge vous raccorde a SUPER PDP, plateforme agreee, pour emettre et recevoir vos factures electroniques

Abonnement de base

L'abonnement de base inclut tout ce dont vous avez besoin pour facturer vos proprietaires :

• 9 EUR HT / mois (10,80 EUR TTC)
• Nombre de logements illimite
• Nombre de proprietaires illimite
• Import SuperHote illimite
• Generation de factures PDF conformes
• Envoi des factures par email
• Suivi des paiements (marquage manuel)
• Tableau de bord avec indicateurs financiers
• Rapports conciergerie (commissions, CA par proprietaire)
• Support par email

Option API Paiement

Pour les conciergeries qui souhaitent collecter les paiements directement depuis Easy Concierge :

• 16 EUR HT / mois (19,20 EUR TTC) : en complement de l'abonnement de base
• Prelevement SEPA via GoCardless : prelevez vos proprietaires automatiquement apres envoi de la facture. Le proprietaire autorise une fois, vous debitez a chaque facture
• Paiement CB en ligne : integration Stripe, PayPlug ou SystemPay pour collecter les paiements par carte bancaire (cautions voyageurs, paiements directs)
• Suivi automatique : les statuts de paiement sont mis a jour automatiquement via webhooks (plus besoin de marquer manuellement les factures comme payees)
• Developpement sur mesure : cette option inclut le developpement et la maintenance des integrations API de paiement specifiques a votre compte

Recapitulatif des formules

Consulter votre abonnement

Retrouvez le detail de votre abonnement et votre facturation dans Mon Abonnement accessible depuis le menu. Vous y verrez :

• Votre formule actuelle et les options actives
• Le detail de la facturation mensuelle (HT, TVA, TTC)
• La date de debut d'abonnement
• Les documents legaux (CGU, contrat d'abonnement)

Pour toute question sur votre abonnement, contactez-nous a contact@easy-concierge.fr.

Ce qui a changé : les paiements passent par Stripe Connect

Les encaissements ne transitent plus par un compte Stripe que vous configurez vous-même. Ils passent par Stripe Connect, raccordé au compte de la plateforme Easy Concierge. Conséquence directe :

• Vous n'avez aucune clé API à saisir, ni en production ni en test.
• Vous n'avez aucun webhook à créer dans Stripe, ni aucun secret de signature à recopier.
• Les champs correspondants n'apparaissent d'ailleurs plus dans Admin > Paramètres, onglet Paiement CB : ils sont réservés à notre équipe technique.

Ce qui reste de votre côté

Deux points seulement, et ils n'ont rien de technique :

1. Raccorder les comptes Stripe de vos propriétaires, si vous leur reversez directement les loyers. La procédure est décrite dans Configuration Stripe propriétaire. Là encore, aucun webhook à créer : le rattachement suffit.
2. Vérifier que vos encaissements arrivent, simplement en consultant Gestion > Paiements après une première réservation payée en ligne.

Un paiement ne remonte pas ?

Avant de nous écrire, deux vérifications rapides :

• La réservation apparaît-elle dans Gestion > Réservations ? Si oui, le paiement est probablement rattaché mais affiché ailleurs que là où vous le cherchez.
• Le voyageur a-t-il bien terminé le parcours de paiement, ou l'a-t-il abandonné sur la page Stripe ? Un paiement interrompu ne crée pas d'encaissement.

Si le doute persiste, écrivez-nous en précisant le nom du voyageur et la date du séjour : nous retrouvons la trace côté Stripe et côté Easy Concierge. Vous n'avez ni journal technique à consulter, ni réglage à modifier.

Le propriétaire récupère ses clés API Stripe

Le propriétaire doit se connecter à son propre tableau de bord Stripe et récupérer ses clés API :

1. Se connecter sur dashboard.stripe.com
2. Cliquer sur Développeurs dans le menu de gauche
3. Cliquer sur Clés API
4. Copier la Clé publique (commence par pk_live_...)
5. Cliquer sur "Révéler la clé secrète" et copier la Clé secrète (commence par sk_live_...)

Accédez à la fiche du propriétaire

Dans Easy Concierge :

1. Allez dans Gestion > Propriétaires
2. Repérez la fiche du propriétaire concerné
3. Dans la section "Compte Stripe", vous verrez soit :
   • Pas de compte Stripe : avec un bouton bleu "Configurer Stripe"
   • Compte configuré : avec les boutons Tester / Modifier / Supprimer

Renseignez les clés API du propriétaire

Cliquez sur "Configurer Stripe", puis dépliez "Méthode alternative : saisir les clés API manuellement" — le formulaire est replié par défaut. Il porte 3 champs :

Cliquez sur "Enregistrer les clés".

Vérifiez la connexion

Une fois les clés enregistrées, la fiche du propriétaire affiche "Compte configuré" avec un badge vert. Trois actions sont disponibles :

• Tester la connexion (icône prise) : vérifie en temps réel que les clés API sont toujours valides
• Modifier (icône crayon) : permet de mettre à jour les clés (utile en cas de rotation de clés)
• Supprimer (icône corbeille) : retire la configuration Stripe du propriétaire

Comment fonctionnent les paiements ensuite ?

Une fois le compte Stripe du propriétaire configuré, le fonctionnement est entièrement automatique :

1. Vous créez un paiement pour une réservation d'un bien de ce propriétaire
2. Easy Concierge utilise automatiquement les clés Stripe du propriétaire (et non les clés globales)
3. Le voyageur reçoit un lien de paiement et paie par carte bancaire
4. L'argent arrive directement sur le compte Stripe du propriétaire
5. Le statut du paiement se met à jour automatiquement dans Easy Concierge (via le webhook)

Récapitulatif

Autorisez Easy-Concierge dans la marketplace Swikly

Connectez-vous à votre espace Swikly puis :

1. Allez dans Apps & Intégrations (dans le menu à gauche)
2. Cherchez Easy-Concierge dans la liste des applications
3. Cliquez sur "Autoriser la connexion"

Renseignez votre compte dans Easy Concierge

Dans Easy Concierge, accédez à Paramètres > onglet Swikly :

1. Le haut de l'écran vérifie tout seul l'état de votre compte et affiche ce qu'il trouve
2. Collez votre identifiant dans le champ "Mon Account ID Swikly", puis cliquez sur "Valider ce compte"
3. Un message vert confirme la connexion avec le nom de votre compte

Vous trouvez cet Account ID dans votre espace Swikly, une fois Easy-Concierge autorisé dans Apps & Integrations. L'ancien identifiant et le nouveau format sont acceptés l'un comme l'autre.

Configurez le webhook (Callback URL)

Le webhook permet à Swikly de notifier Easy Concierge en temps réel lorsqu'un voyageur valide sa caution ou son paiement. Sans webhook, vous devriez vérifier manuellement chaque statut.

Dans Easy Concierge, copiez l'URL webhook affichée dans l'onglet Swikly. Elle a le format suivant :

Dans votre espace Swikly :

1. Allez dans Apps & Intégrations
2. Cliquez sur Développeurs
3. Descendez jusqu'à la section Callback URL
4. Collez l'URL webhook copiée depuis Easy Concierge
5. Enregistrez

Configurez les paramètres par défaut

Deux paramètres optionnels permettent de personnaliser le comportement des cautions :

Définissez un montant de caution par propriété

Pour gagner du temps lors de la création des cautions, définissez un montant par défaut pour chaque propriété :

1. Allez dans Gestion > Logements
2. Cliquez sur la propriété à configurer
3. Dans la section Finances, renseignez le champ "Montant caution par défaut" (ex : 500€)
4. Enregistrez

Ce montant sera automatiquement pré-rempli lors de la création d'une caution pour une réservation de cette propriété. Vous pourrez toujours le modifier au cas par cas.

Caution + Paiement combinés

Grâce au partenariat Easy-Concierge, il est possible de créer une demande combinant caution et paiement en un seul lien envoyé au voyageur. Le client reçoit un unique lien Swikly et règle les deux en une seule opération :

• Caution : pré-autorisation bancaire (aucun prélèvement, libérée automatiquement en fin de séjour)
• Paiement : acompte ou solde effectivement débité (avec date d'échéance optionnelle)

Commissions Swikly

Swikly applique des commissions sur chaque opération. Ces montants sont affichés automatiquement dans Easy Concierge :

Faites encaisser les cautions par vos propriétaires

Par défaut, toutes les cautions sont prises sous le compte Swikly de votre conciergerie : c'est vous qui encaissez en cas de dégât, et c'est vous qui payez les commissions du tableau ci-dessus. Vous pouvez désormais confier cela à chaque propriétaire, logement par logement.

Comment procéder :

1. Dans votre espace Swikly, créez un compte enfant rattaché au vôtre pour ce propriétaire. Il devra compléter son identité et enregistrer un moyen de paiement : c'est lui qui réglera les commissions.
2. Dans Easy Concierge, allez dans Gestion > Propriétaires, ouvrez la fiche du propriétaire et cliquez sur Rattacher un compte Swikly. Choisissez son compte dans la liste, ou collez son identifiant.
3. Dans Admin > Paramètres, onglet Swikly, cochez « Utiliser le compte Swikly de chaque propriétaire ».

À partir de là, les cautions des logements de ce propriétaire partent sur son compte. Les propriétaires dont la fiche ne mentionne aucun compte restent sur le vôtre : vous basculez qui vous voulez, quand vous voulez, sans rien changer pour les autres.

Récapitulatif

Créez votre compte DeepL API (gratuit)

Rendez-vous sur deepl.com/pro-api et suivez ces étapes :

1. Cliquez sur "Inscrivez-vous gratuitement"
2. Créez votre compte avec votre email
3. Point critique : lors du choix du plan, sélectionnez bien "DeepL API Free" (gratuit). Ne choisissez pas "DeepL Pro" ni "DeepL API Pro" qui sont des offres payantes
4. Vous devrez renseigner une carte bancaire pour la vérification d'identité, mais aucun prélèvement ne sera effectué tant que vous restez sur le plan gratuit

Récupérez votre clé API

Une fois votre compte créé :

1. Connectez-vous à votre espace DeepL
2. Allez dans Compte (icone en haut à droite) puis "Clés d'authentification" (ou Authentication Keys)
3. Copiez votre clé API : elle ressemble à : xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx:fx

Configurez DeepL dans Easy Concierge

Dans Easy Concierge, rendez-vous dans Admin > Paramètres > onglet Templates. En bas de la page, vous trouverez la section "Traduction automatique (DeepL)" :

1. Collez votre clé API dans le champ prévu
2. Cliquez sur "Enregistrer"
3. Cochez les langues cibles souhaitées parmi :
   • English (anglais)
   • Deutsch (allemand)
   • Español (espagnol)
   • Italiano (italien)
4. Cliquez sur "Enregistrer les langues"

Traduisez vos templates

Vous avez trois façons de traduire vos templates :

• Traduire un template : cliquez sur l'icone de traduction (globe) à côté d'un template : il sera traduit dans toutes les langues activées
• Traduire tous les templates : utilisez le bouton "Traduire tous les templates" pour lancer la traduction en masse de tous vos templates vers toutes les langues activées
• Modifier manuellement : cliquez sur un badge de langue (EN, DE, ES, IT) à côté d'un template pour ouvrir l'éditeur et ajuster la traduction manuellement

Fonctionnement de l'envoi multilingue

Une fois vos templates traduits, Easy Concierge sélectionne automatiquement la bonne langue lors de l'envoi d'un message. Les badges colorés à côté de chaque template vous indiquent l'état des traductions :

• FR : Version française (originale)
• EN DE ES IT : Traduction disponible (cliquez pour éditer)
• EN : Traduction non disponible (grisée)

Récapitulatif

Sélectionnez les tâches à envoyer

Rendez-vous dans Tâches > Liste. Utilisez les filtres pour afficher les tâches souhaitées (par date, propriété, prestataire, type, statut), puis :

• Cochez la case à gauche d'une ou plusieurs tâches pour les sélectionner individuellement
• Ou utilisez la case "Tout sélectionner" en haut du tableau pour sélectionner toutes les tâches affichées

Un compteur indique le nombre de tâches sélectionnées.

Ouvrez la fenêtre d'envoi

Une fois vos tâches sélectionnées, cliquez sur le bouton "Envoyer par email" dans la barre d'actions. Une fenêtre s'ouvre avec :

• Destinataire : champ email avec auto-complétion : commencez à taper le nom ou l'email d'un prestataire et sélectionnez-le dans la liste déroulante. Si la tâche est déjà assignée à un prestataire, son email est pré-rempli automatiquement
• Sujet : pré-rempli avec le nombre de tâches (ex : "3 tâches assignées - Easy Concierge"). Vous pouvez le modifier librement
• Message personnalisé : champ optionnel pour ajouter un commentaire ou des instructions spécifiques au prestataire
• Résumé : le nombre de tâches qui seront incluses dans l'email

Envoyez l'email

Vérifiez les informations puis cliquez sur "Envoyer". Le prestataire reçoit un email HTML professionnel contenant :

• En-tête : nombre de tâches et date/heure de génération
• Votre message personnalisé (si renseigné), mis en évidence dans un encadré
• Légende des symboles : explication des indicateurs ménage, linge et caution
• Tableau détaillé avec pour chaque tâche :
  • Date de l'intervention
  • Propriété (nom, adresse complète et code de boîte à clés)
  • Type de tâche (ménage, check-in, check-out, maintenance, linge, etc.) avec badge coloré
  • Nom du client (voyageur)
  • Téléphone du client
  • Statut ménage / linge / caution (icones oui/non)
  • Horaire prévu
  • Notes et consignes spécifiques

Envoyer le planning complet par email

En plus de l'envoi ciblé de tâches sélectionnées, vous pouvez aussi envoyer l'ensemble du planning des tâches (selon les filtres actifs) en utilisant le bouton "Email" dans la barre d'actions principale :

• Saisissez une ou plusieurs adresses email (séparées par des virgules)
• Les filtres actifs (période, statut, propriété, prestataire, type, mois) sont appliqués
• Tous les destinataires reçoivent le même récapitulatif complet

Récapitulatif

Choisir les tâches visibles par logement

Dépliez la section « Tâches visibles par logement ». Chaque logement affiche la liste des types de tâches (Check-in, Check-out, Ménage, Maintenance, Livraison linge…). Une case cochée = visible pour ce prestataire ; décochez les types qu'il ne doit pas voir sur ce logement.

• Par défaut, tout est coché (tout visible) : vous ne masquez que ce que vous décochez.
• Case « Tout cocher / décocher » en haut : bascule l'ensemble des logements d'un coup.
• Case « Tout » sur chaque logement : bascule uniquement ce logement.

Affecter des tâches par défaut (auto-assignation)

Dépliez la section « Tâches par défaut affectées par logement ». Cochez les types de tâches dont ce prestataire est responsable par défaut sur un logement donné.

Résultat : quand une tâche de ce type est créée sur ce logement (saisie manuelle, génération depuis une réservation ou tâche récurrente), le prestataire y est automatiquement assigné : sauf si vous choisissez explicitement un autre prestataire à la création.

Activer la notification SMS

Toujours sur la fiche du prestataire, cochez « Prévenir par SMS des nouvelles tâches » et renseignez son téléphone. Un avertissement s'affiche si le toggle est coché sans numéro.

Dès lors, lorsqu'une tâche lui est confiée (à la création ou en lui assignant une tâche existante), une notification est mise en file d'attente.

Le SMS reçu ressemble à :

Chaque SMS envoyé est tracé dans Clients > Historique.

Envoyer un SMS manuellement depuis la liste des tâches

Besoin d'envoyer (ou renvoyer) un récapitulatif tout de suite, sans attendre ? Dans Tâches > Liste :

• SMS d'une tâche : cliquez sur l'icône 💬 (bulle) sur la ligne d'une tâche assignée à un prestataire.
• SMS groupé : cochez plusieurs tâches du même prestataire, puis cliquez sur le bouton vert « Envoyer SMS » dans la barre de sélection.

Un aperçu s'affiche avant l'envoi : destinataire, numéro et texte exact du SMS. Vous confirmez en cliquant sur « Envoyer le SMS ».

Récapitulatif

Consulter la liste détaillée des avis

Menu Clients > Avis clients. La page liste chaque avis reçu avec : note globale, OTA d'origine, date, commentaire voyageur, tags, catégories notées, propriété concernée.

Actions disponibles sur chaque avis :

• Archiver : sort l'avis du calcul des statistiques (utile pour neutraliser un avis hors sujet).
• Désarchiver : réintègre un avis archivé.

Consulter la synthèse globale

Menu Gestion > Synthèse avis. La page agrège l'ensemble des avis pour vous donner une vue d'ensemble :

• Note moyenne globale et répartition % positifs / neutres / négatifs.
• Scores par catégorie (propreté, emplacement, communication, etc.) sous forme de barres.
• Top tags positifs et négatifs avec compteur (ex : « wifi lent » × 3).
• Alertes d'amélioration : avis < 8/10 mis en avant pour action rapide.

Filtrer et trier

La synthèse propose plusieurs filtres en haut de page :

• OTA : Airbnb, Booking.com, Expedia, Abritel (ou tous).
• Tri : note moyenne, nombre d'avis, nom de propriété.
• Afficher les avis archivés : inclure ou exclure les avis mis de côté.

Synthèse par propriété & export PDF

Sous les métriques globales, chaque propriété dispose de sa propre carte :

• Note moyenne et nombre d'avis du bien.
• Top catégories et tags spécifiques au bien.
• Ses trois dernières alertes (avis < 8/10) et ses trois derniers points forts (avis ≥ 9/10), commentaire à l'appui.
• Bouton « Export PDF » : génère un document prêt à envoyer au propriétaire (synthèse des avis de son bien).

Créez un propriétaire

Rendez-vous dans Gestion > Propriétaires puis cliquez sur "Nouveau propriétaire", en haut à droite. Seul le nom est obligatoire ; le reste peut être complété plus tard.

• Nom (obligatoire) : Nom du propriétaire ou de la société (ex : "SCI Martin", "M. Dupont")
• SIRET : numéro d'identification de l'entreprise. Il est contrôlé pendant la saisie (14 chiffres et clé de contrôle) ; le laisser vide reste possible, tous les propriétaires ne sont pas des sociétés
• N° TVA intracommunautaire : Si applicable (format FR XX XXXXXXXXX)
• Adresse : Adresse postale complète
• Email : facultatif à la saisie, mais sans lui les factures ne partent pas, les notifications au propriétaire sont abandonnées, et le bouton d'envoi du mandat SEPA n'apparaît même pas sur la fiche
• Téléphone : Numéro de contact
• Notes : informations internes, elles ne sortent sur aucun document
• Régime TVA (factures client) : Non assujetti (0 %) avec un motif d'exonération à saisir, ou Para-hôtelier (10 %). Ce réglage s'applique aux factures émises au nom de ce propriétaire, pas à ce que vous lui facturez

Ajoutez des frais récurrents mensuels

Pour chaque propriétaire, vous pouvez définir des frais récurrents qui seront automatiquement intégrés aux factures mensuelles :

• Description : Intitulé du frais (ex : "Abonnement logiciel", "Frais de gestion fixe")
• Montant HT : Montant hors taxes en euros
• Taux de TVA : 0%, 10% ou 20%

Le lien "Ajouter", à droite du titre du bloc, en crée autant que nécessaire. Ces frais s'ajoutent tout seuls à chaque facture générée pour ce propriétaire — y compris s'il n'a eu aucune réservation dans le mois.

Rattacher les biens, ou en retirer un

Le rattachement se fait depuis cette page, pas depuis la fiche du logement : la fiche d'un bien ne porte aucun champ "Propriétaire".

1. Descendez en bas de la page Gestion > Propriétaires, au bloc "Propriétés sans propriétaire"
2. Chaque bien non rattaché y figure avec une liste déroulante "Assigner à…"
3. Choisissez le propriétaire : c'est fait, sans autre validation
4. Répétez pour chaque autre bien du même propriétaire, il peut en porter autant que nécessaire

Pour détacher un bien : sur la fiche du propriétaire, bloc "Biens rattachés", cliquez sur "Retirer". Le bien redevient "sans propriétaire" et retombe dans le bloc du bas, prêt à être réassigné. Rien n'est supprimé : ni le logement, ni ses réservations, ni son historique.

Les revenus de toutes ces propriétés sont désormais rattachés au même propriétaire dans les rapports et les factures : une seule facture mensuelle consolidée, un seul relevé.

Configurez Stripe (paiement par carte)

Chaque propriétaire peut disposer de son propre compte Stripe pour encaisser les paiements des voyageurs directement sur son compte bancaire. Sur sa fiche, bloc Compte Stripe, cliquez sur "Configurer Stripe" : la fenêtre propose deux chemins.

Méthode recommandée : connecter le compte

1. Cliquez sur "Connecter le compte Stripe" : vous êtes emmené sur Stripe, où le propriétaire raccorde son compte existant ou en crée un
2. Ou, s'il doit le faire lui-même, "Envoyer le lien de connexion par email" le lui adresse directement
3. Aucune clé n'est à récupérer, ni à transmettre, ni à saisir

Le haut de la fenêtre annonce en permanence où en est le raccordement : "Compte Stripe connecté et actif (paiements OK)" en vert, "Connexion en cours : onboarding Stripe à finaliser" en ambre quand Stripe attend encore des informations du propriétaire, ou "Pas encore connecté via Stripe Connect". Une fois le compte actif, un lien ouvre son tableau de bord Stripe.

Méthode de repli : saisir les clés API

Repliée sous "Méthode alternative : saisir les clés API manuellement", elle consiste à coller la clé secrète (sk_live_xxx) ou restreinte (rk_live_xxx) et la clé publique (pk_live_xxx), avec un nom de compte facultatif.

Une fois la fiche configurée, trois boutons apparaissent en face du bloc Stripe : "Tester la connexion" (icône prise), Modifier et Supprimer.

Configurez GoCardless (prélèvement SEPA)

GoCardless permet de prélever automatiquement vos commissions sur le compte bancaire du propriétaire par prélèvement SEPA. Le propriétaire autorise une fois le mandat, puis vous pouvez débiter chaque facture en un clic.

Mise en place du mandat SEPA :

1. Vérifiez que le propriétaire a une adresse email renseignée
2. Sur la fiche du propriétaire, bloc Prélèvement SEPA (GoCardless), cliquez sur "Envoyer lien" — ce bouton n'apparaît que si la fiche porte une adresse email
3. Le propriétaire reçoit un email avec un lien d'autorisation
4. Il clique sur le lien, saisit ses coordonnées bancaires (IBAN) et autorise le mandat SEPA
5. Après validation, le mandat passe en statut "En attente" (1 à 3 jours ouvrés pour activation par la banque)
6. Une fois actif, vous pouvez débiter les factures en un clic

Statuts du mandat :

La carte de la fiche affiche le statut tel que GoCardless le renvoie, en anglais. Le bouton "Vérifier le statut" (flèches circulaires) interroge le service et affiche, lui, la traduction. Seul un mandat actif permet de prélever.

Archiver ou supprimer un propriétaire

Deux boutons voisins sur la fiche, et ils ne font pas du tout la même chose.

• Archiver est le geste normal quand un propriétaire s'en va. Sa fiche sort de la liste et des listes déroulantes de facturation : plus moyen de lui générer une facture par mégarde. Tout est conservé. Le bouton "Voir les archives", en haut de la page, les fait réapparaître, et le même bouton sur la fiche la désarchive.
• Supprimer efface la fiche définitivement : les biens rattachés sont dissociés et repassent "sans propriétaire", les comptes de connexion liés sont détachés.

Récapitulatif

Client & Séjour (colonne gauche)

Cette section regroupe les informations du voyageur et du séjour :

• Check-in / Check-out : Dates d'arrivée et de départ. Le nombre de nuits est calculé automatiquement
• Source : Plateforme d'origine de la réservation (Airbnb, Booking.com, Direct, etc.)
• Voyageur principal : Nom du client (affiché en bleu), nombre de personnes, email, téléphone et adresse

Détails Financiers (colonne centrale)

Tous les montants financiers de la réservation. Chaque champ est modifiable et le gain net se recalcule en temps réel :

Les quatre cases à cocher

Quatre options influencent le calcul financier :

Gain Net Propriétaire

Le montant affiché en gros en bas de la colonne financière est le gain net que le propriétaire percevra. Il est calculé en temps réel :

Sécurité & Notes (colonne droite)

• Histo mail / Histo SMS : tout ce qui est parti au voyageur pour ce séjour, avec la date et le statut d'envoi
• Règlement : ce qui a été encaissé sur le total attendu, et le reste à encaisser. Ce total, c'est le Total séjour augmenté du ménage, du linge et des options quand ils ne sont pas déjà compris dedans. La taxe de séjour, elle, est déjà dans le Total séjour : elle ne s'ajoute pas une seconde fois
• Caution : Si Swikly est configuré, affiche le montant et le statut de la caution (Sécurisée, En attente, Libérée…). Vous pouvez créer, envoyer ou libérer une caution directement depuis cette zone
• Notes internes : Zone de texte libre pour l'équipe. Les notes ne sont jamais visibles par le voyageur. Idéal pour les consignes spéciales, les problèmes signalés ou les observations
• Livret client : l'état du formulaire d'arrivée et un accès direct au livret du séjour
• Contrat de location : l'état du contrat (aucun, envoyé, signé) et ses boutons. Générer le crée, Renvoyer l'expédie, Mettre à jour le refait sur les montants du jour. Un encadré rouge apparaît ici quand le contrat envoyé n'annonce plus le même montant que la réservation — voir Contrats de location courte durée

Protection contre la synchronisation

Le bouton cadenas en haut de la modale (à côté de "Réservation") permet de protéger une réservation de la synchronisation automatique :

• 🔒 Protégée : La réservation ne sera jamais modifiée ni supprimée par la synchronisation, même si elle disparaît du calendrier source
• 🔓 Non protégée : La réservation peut être mise à jour par la synchronisation. Les champs modifiés manuellement restent néanmoins préservés

Cliquez sur le cadenas pour basculer entre les deux états. Le badge "Protégée" en orange confirme le verrouillage.

Actions disponibles

En bas de la modale, trois boutons :

• Supprimer : Supprime définitivement la réservation (demande de confirmation)
• Annuler : Ferme la modale sans sauvegarder les modifications
• Enregistrer : Sauvegarde toutes les modifications. Le planning se met à jour automatiquement

Pourquoi un module Upsell ?

Le revenu d'une conciergerie ne se limite pas à la commission sur la nuitée. Chaque séjour est une opportunité de proposer des prestations complémentaires :

• Arrivée anticipée (early check-in) : le voyageur profite du logement plus tôt, facturé typiquement 20 à 40 € quand le ménage peut passer avant
• Départ tardif (late check-out) : facturé typiquement 20 à 40 €, sans impact sur votre planning si vous l'arbitrez selon les disponibilités ménage
• Panier d'accueil gourmand : produits locaux (cidre, biscuits, confiture artisanale) déposés à l'arrivée, 20 à 30 €
• Séance photo professionnelle : pour souvenirs ou cadeaux famille, 100 à 200 €
• Kit linge supplémentaire, parking réservé, transferts aéroport, etc.

Les flux en détail

A. Flow départ tardif (avec validation)

A bis. Flow arrivée anticipée (avec validation)

L'arrivée anticipée fonctionne comme le départ tardif, mais quelques jours avant le check-in : le voyageur demande une heure d'arrivée plus tôt, vous approuvez ou refusez en 1 clic. Subtilité : le ménage à caser avant cette arrivée est celui de la réservation précédente (le logement qui part le matin même). Easy Concierge recale automatiquement cette tâche de ménage, et vous alerte si le créneau est trop juste plutôt que de refuser à votre place.

B. Flow boutique (commande directe)

Configurer votre catalogue

Dans le module Upsell > Catalogue, créez une prestation :

• Type : Check-out tardif, Check-in anticipé, Ménage supplémentaire, Kit linge, Panier d'arrivée, Parking, et Autre pour tout le reste (séance photo, vélos, transfert…). Les deux premiers passent par une demande que vous validez ; les autres se vendent directement.
• Libellé, description, image : vous pouvez uploader directement une photo (6 Mo max) ou coller un URL d'image hébergée
• Prix de base : ou mode tarif par tranches (utile pour le départ tardif : 11h → 15 €, 13h → 30 €)
• Lien de paiement : créez à l'avance un Payment Link Stripe ou Mollie d'un montant fixe, puis collez l'URL ici. Sans ce lien, la prestation s'affiche en boutique mais son bouton reste grisé sur « Indisponible » : le voyageur la voit sans pouvoir la commander.
• Logements concernés : cochez ceux pour lesquels la prestation est proposée (ou laissez vide pour tous)
• Proposé J-X avant le départ : deux jours par défaut. Sur un check-in anticipé, le libellé devient « avant l'arrivée ».

Envoyer le lien au voyageur

Trois variables sont disponibles dans tous vos templates SMS et email :

• {upsell_checkin_url} : Lien arrivée anticipée, à envoyer avant le check-in (workflow validation)
• {upsell_request_url} : Lien départ tardif, à envoyer avant le check-out (workflow validation)
• {upsell_shop_url} : Lien boutique (commande directe)

Insérez-les dans un template depuis Admin > Paramètres, onglet Templates, puis créez une règle d'automatisation (par exemple SMS J-2 avant check-in pour l'arrivée anticipée, SMS J-2 avant check-out pour le départ tardif, SMS J-1 avant check-in pour la boutique). Arrivée et départ sont deux règles séparées, à deux moments différents.

Chaque lien généré contient un token signé HMAC unique pour le voyageur, valide jusqu'à la fin du séjour. Impossible à forger ou deviner.

QR code dans le livret papier

En plus du lien personnalisé envoyé par SMS, vous disposez de liens publics permanents pour votre catalogue boutique :

• Lien global : affiche toutes les prestations boutique de votre conciergerie
• Lien par logement : affiche uniquement les prestations applicables à ce logement spécifique

Récupérez ces URLs depuis le bouton « Liens publics » dans le module Upsell, générez un QR code (via qr-code-generator.com ou équivalent) et imprimez-le dans le livret papier de chaque logement. Le voyageur scanne, arrive directement sur la boutique de son logement, accessible 24h/24.

Valider et suivre les paiements

Pour l'arrivée anticipée comme pour le départ tardif, vous validez en 1 clic depuis votre email : cliquez sur Approuver ou Refuser, confirmez sur la page qui s'ouvre, c'est terminé. Le voyageur est automatiquement notifié par SMS, et la tâche de ménage concernée est recalée.

Sinon vous pouvez aussi tout traiter depuis l'onglet Demandes du module Upsell, qui liste toutes les demandes en cours avec leur statut.

Pour les paiements, Easy Concierge ne gère pas les transactions directement : le voyageur paye via votre lien Stripe / Mollie / Payzen, et vous suivez vos encaissements dans le dashboard de votre PSP. Sur le départ tardif, un bouton Marquer payé permet de garder l'historique cohérent dans Easy Concierge.

Bonnes pratiques

• Photos soignées : pour la boutique, une photo bien cadrée et lumineuse double quasiment le taux de clic
• Descriptions courtes : 2-3 lignes maximum, le voyageur lit en diagonale sur mobile
• Prix psychologiques : 29 € passe mieux que 30 €, évitez les chiffres ronds
• Lien de paiement fixe : préférez un Payment Link d'un montant fixe (plus simple à gérer qu'un checkout dynamique)
• Ne supprimez jamais un item avec des demandes en cours : désactivez-le (œil) pour conserver l'historique
• Testez avec une fausse réservation avant de mettre en production sur de vrais voyageurs

Tarification & activation

Le module Upsell est inclus dans les formules Premium d'Easy Concierge. Aucune activation manuelle n'est requise : si votre formule l'inclut, l'entrée Upsell apparaît automatiquement dans votre menu (rubrique Gestion).

Aucun frais variable, aucune commission sur les ventes additionnelles : 100% du revenu généré vous revient (hors commissions PSP de votre prestataire de paiement, typiquement 1,4% + 0,25 € chez Stripe).

Configurez la taxe sur chaque logement

Chaque logement a sa propre configuration, depuis sa fiche, onglet « Taxe de séjour » :

• Mode de calcul : Fixe (montant par personne et par nuit) ou Pourcentage (% du revenu)
• Taux : montant en euros (mode fixe) ou pourcentage (mode %)
• Plafond : montant maximum par personne et par nuit (mode pourcentage uniquement)

Comprenez les deux modes de calcul

Mode Fixe : Taux × Personnes × Nuits
Exemple : 2,00 € / pers. / nuit × 4 personnes × 5 nuits = 40,00 €.

Mode Pourcentage : (Revenu / Nuits / Pers.) × Taux% × Nuits × Pers.
Exemple : revenu 1000 €, taux 5 %, 2 pers., 5 nuits → 50,00 € (avec plafond optionnel par personne/nuit).

Calcul automatique sur une réservation manuelle

À la création d'une réservation manuelle depuis le calendrier :

1. Sélectionnez le logement et les dates
2. Renseignez le nombre de voyageurs
3. Le total des nuitées s'affiche, et la taxe de séjour est calculée dans un encadré dédié (détail personnes × nuits)
4. Cliquez sur « Appliquer au paiement » : Paiement = Total nuitées + Taxe de séjour

Recalculer sur une réservation existante

1. Ouvrez le détail de la réservation depuis le calendrier
2. À côté du champ « Taxe séjour », cliquez sur le bouton « Auto » (icône calculatrice)
3. Le montant est recalculé d'après le revenu, le nombre de voyageurs, les nuits et la configuration du logement
4. Le gain net est recalculé automatiquement

Créez une règle

Dans Paiements > Échéanciers, ouvrez l'onglet « Règles automatiques » puis cliquez sur « Nouvelle règle ». Le formulaire demande :

• Nom de la règle : pour vous y retrouver (ex. « Caution 8 jours avant »)
• Type : Caution ou Paiement
• Propriétés : des cases à cocher — aucune case cochée = toutes les propriétés
• Déclencheur : à la création de réservation, avant l'arrivée, jour d'arrivée, avant le départ, après le départ
• Nombre de jours : l'écart avec l'événement choisi
• Heure d'envoi : 09:00 par défaut
• Montant à demander : montant fixe en euros, ou pourcentage du total du séjour
• Envoyer l'email automatiquement : une case à cocher

Suivez vos échéances dans l'onglet « Planifications »

L'onglet « Planifications » est un tableau, pas un calendrier : une ligne par échéance, avec le type, la réservation, l'email du voyageur, la date planifiée, le montant et le statut. Cinq filtres au-dessus : type, statut, propriété, date de début et date de fin, plus une case « Masquer les périodes bloquées » cochée d'origine.

Les statuts affichés :

• En attente : programmée, pas encore envoyée
• Envoyé : la demande a été transmise au voyageur
• Échoué : l'envoi n'a pas abouti
• Annulé : vous avez arrêté cette échéance
• Écartée du plan : retirée de ce séjour seulement (étape 4)

Gérez chaque échéance

Les boutons proposés dépendent du statut de la ligne :

• En attente : « Modifier la date », « Exécuter maintenant », « Annuler », « Détails », « Supprimer »
• Échoué : « Relancer l'envoi », « Détails », « Supprimer »
• Envoyé : « Détails » seulement — une échéance déjà envoyée ne se supprime plus
• Écartée du plan : « Rétablir »

S'ajoute, sur les échéances de type Paiement rattachées à une réservation, le bouton « Encaisser en personne » — disponible en attente, envoyé comme échoué.

Écarter une échéance d'un seul séjour, et rétablir une échéance écartée

Une échéance qui vient du plan de paiement du logement ne se supprime pas vraiment. Si vous la supprimez ou l'annulez, elle est écartée pour cette réservation-là : le plan du logement ne change pas, et les autres réservations ne bougent pas.

Le cas courant : un séjour pour lequel l'acompte n'a pas lieu d'être (règlement déjà reçu autrement, arrangement particulier, échange entre propriétaires). Vous écartez l'acompte de ce séjour, le reste du parc continue de l'appliquer.

Une échéance écartée ne disparaît pas de l'écran : le filtre de statut « Écartée du plan » la montre, et un bouton « Rétablir » permet de revenir en arrière. Un refus invisible serait un refus irrattrapable.

Créez et envoyez un contrat

1. Allez dans Finances > Contrats
2. Cliquez sur « Nouveau contrat »
3. Renseignez les informations du client (nom, adresse, e-mail)
4. Sélectionnez le forfait, ajoutez les services additionnels souhaités
5. Prévisualisez le contrat, puis envoyez-le par e-mail : le client reçoit un lien sécurisé

Le client signe électroniquement

Depuis le lien reçu par e-mail, le client peut consulter le contrat en ligne, le signer avec un pad de signature tactile, puis télécharger le PDF signé.

Suivez vos contrats

La liste affiche le statut de chaque contrat : Envoyé ou Signé. Vous pouvez renvoyer un contrat, télécharger le PDF ou le supprimer.

Régler vos forfaits et votre commission

Vous n'avez pas besoin du support pour cela : tout se règle depuis l'écran des contrats, dans le panneau Tarification.

• Forfait 1 et Forfait 2 : leur nom et leur prix en euros hors taxes.
• Forfait mise en ligne, qu'on peut passer à Offert.
• Forfait mensuel, avec la possibilité de l'offrir pendant un nombre de mois donné avant que le forfait choisi ne s'applique.
• Commission en pourcentage sur les revenus locatifs.
• Le nettoyage : heures estimées avant la première location, et coût horaire TTC.

Trois cases commandent ce qui apparaît réellement dans le document : la section des forfaits mensuels, le forfait de mise en ligne, et l'Annexe 2 (Charte Qualité Recommandée). Ce que vous ne cochez pas n'est pas imprimé, ce qui évite d'expliquer à un propriétaire une clause qui ne le concerne pas.

Réécrire les textes du contrat

Le panneau « Textes du contrat » ouvre les blocs rédigés du document, bloc par bloc, et vous laisse les remplacer par les vôtres.

Deux choses à savoir avant de vous lancer :

• Les changements ne valent que pour les contrats à venir. Un contrat déjà envoyé ou déjà signé n'est pas réécrit : il fait foi tel qu'il a été signé.
• N'effacez pas les variables entre doubles accolades, du type {{…}}. Elles sont remplacées automatiquement à la génération par le nom du propriétaire, les montants, les dates. Un bloc dont vous supprimez une variable sortira avec un trou.

Chaque bloc porte un bouton Réinitialiser qui rend le texte d'origine. Il prévient avant d'agir, car la personnalisation de ce bloc est alors perdue.

Les types de réservations

• Connexion directe : synchronisées en temps réel via l'API Airbnb et Booking.com
• iCal : pour les channel managers sans connexion directe (Abritel/VRBO, SuperHote…)
• Réservation en ligne : créées via votre moteur de réservation directe
• Manuelles : créées directement dans l'application

Verrouillez une réservation

Pour protéger totalement une réservation de la synchronisation :

1. Ouvrez le détail de la réservation
2. Cliquez sur l'icône 🔒 (cadenas) à côté du titre
3. Un badge « Protégée » confirme le verrouillage

Une réservation verrouillée n'est jamais modifiée ni supprimée par la synchronisation iCal, et ne génère plus de conflit. Cliquez à nouveau sur le cadenas pour déverrouiller.

Gérez un surbook (chevauchement)

Quand deux réservations se chevauchent sur le même logement, le système détecte automatiquement le surbook : la plus récente est déplacée dans une ligne rouge dédiée en haut du calendrier.

• La ligne Surbook affiche le logement + le nom du client
• Cliquez sur la réservation pour voir les détails : une bannière rouge signale le surbook
• Bouton « Masquer » : marque le surbook comme traité (persiste même après re-synchro iCal)
• Lien « Masqués (X) » dans la légende : restaure les surbooks masqués, individuellement ou tous

Les champs financiers

Pour chaque réservation, vous pouvez renseigner :

• Paiement voyageur : montant total payé par le client
• Taxe de séjour : montant collecté pour la commune
• Frais bancaires : commissions de paiement
• Commission plateforme : frais prélevés par Airbnb, Booking, etc.
• Frais de ménage : coût du nettoyage

Le calcul du gain net

La liste des clients

La page Clients > Clients affiche tous vos voyageurs avec :

• Nom et coordonnées (e-mail, téléphone)
• Nombre de séjours effectués
• Date du dernier séjour
• Une barre de recherche pour filtrer par nom ou e-mail

Création automatique

Les fiches sont créées automatiquement à l'import des réservations (iCal) ou lors d'une réservation en ligne. Si un voyageur revient, ses séjours sont regroupés sous la même fiche.

Ajouter un client à votre carnet d'adresses

Un bouton « Ajouter aux contacts » enregistre le voyageur (nom, prénom, e-mail, téléphone) directement dans le carnet d'adresses de votre téléphone ou de votre ordinateur. Vous le retrouvez à plusieurs endroits :

• Sur la fiche d'une réservation (planning), sur ordinateur comme sur mobile
• Sur chaque ligne de la liste des clients

Sur ordinateur et Android, un fichier contact universel (.vcf) est téléchargé. Sur iPhone, la fiche s'ouvre dans Safari avec le bouton « Ajouter aux contacts ». Aucune mise à jour d'application n'est nécessaire.

Sauvegarde manuelle

Dans Sauvegardes, cliquez sur « Créer une sauvegarde » pour générer une copie complète de vos données, plus un export CSV des réservations et des logements. Cliquez sur « Télécharger » pour la récupérer sur votre ordinateur.

Sauvegarde automatique & restauration

Des sauvegardes quotidiennes sont configurées automatiquement (les anciennes sont supprimées après 7 jours). Pour restaurer une sauvegarde, contactez le support Easy Concierge : nous nous chargeons de l'opération pour garantir la sécurité de vos données.

La formule tarifaire

• Forfait de base (jusqu'à 5 logements) : 25 € HT / mois
• Logement supplémentaire (au-delà de 5) : +3 € HT / mois
• Option Premium : +15 € HT / mois
• TVA : 20 %

Exemple : 8 logements avec Premium : 25 + (3 × 3) + 15 = 49 € HT, soit 58,80 € TTC / mois.

L'option Premium

• 1000 SMS inclus par an (1 SMS = 160 caractères)
• Support prioritaire par chat et e-mail
• Accès aux nouveautés en avant-première
• Édition / création de vos contrats propriétaires
• Assistance à la configuration et à la mise en place des API (SMS, Stripe, Brevo…)

Gérer votre abonnement

1. Cliquez sur votre nom en haut à droite
2. Sélectionnez « Abonnement »
3. Consultez le détail de votre facturation

Deux familles de notifications

Le système distingue deux ensembles, configurés à deux endroits différents :

• Les notifications « événement » : déclenchées en temps réel : nouvelle réservation, annulation, message du tchat, message OTA (Airbnb/Booking). Réglées dans Admin > Paramètres, onglet Notifications.
• Les notifications « du jour J » : un récap quotidien de l'activité du jour : arrivées, départs et tâches. Réglées dans Admin > Paramètres, onglet Notifications.

Activer les notifications « événement »

Rendez-vous dans Admin > Paramètres, onglet Notifications. Activez l'interrupteur principal pour cet appareil (votre navigateur ou votre téléphone vous demandera d'autoriser les notifications : acceptez), puis cochez les types souhaités :

• Nouvelle réservation : à chaque réservation entrante (directe ou via Airbnb / Booking / VRBO).
• Annulation : dès qu'une réservation est annulée.
• Message du tchat : quand vous recevez un message dans une conversation interne dont vous faites partie.
• Message OTA : quand un voyageur répond sur la messagerie Airbnb / Booking.
• Notifications du jour : récap arrivées/départs/tâches (voir étape 4).

Qui reçoit quoi (ciblage par droits logement)

Le système respecte les droits d'accès de chaque utilisateur : personne ne reçoit d'information sur un logement qui ne le concerne pas. Voici la règle, par rôle :

• Administrateur / superadmin : reçoit tout, sur l'ensemble des logements (vue conciergerie globale).
• Planificateur : reçoit les événements et le jour J uniquement pour les logements qui lui sont assignés. Exception : un planificateur sans aucune assignation voit tous les logements (comportement par défaut).
• Propriétaire : reçoit nouvelles réservations, annulations et messages du tchat de ses logements. Il ne reçoit pas le récap du jour J ni les messages OTA.
• Prestataire : reçoit les tâches du jour des logements pour lesquels il intervient, et les messages du tchat. Il ne reçoit pas les réservations/annulations ni les arrivées/départs.

Le tableau ci-dessous résume le ciblage :

Configurer les notifications « du jour J »

Dans Admin > Paramètres, onglet Notifications, activez l'interrupteur principal, puis réglez chacune des trois catégories indépendamment (vous pouvez en activer 1, 2 ou les 3) :

• Arrivées du jour
• Départs du jour
• Tâches du jour (ménage, linge, états des lieux…)

Pour chaque catégorie activée, choisissez l'un des deux modes :

• Récap groupé le matin : une seule notification, à l'heure que vous fixez (8h00 par défaut), du type « Programme du jour : 3 arrivées, 6 départs, 10 tâches ».
• À l'heure : une notification par événement, pile au moment prévu (une arrivée prévue à 16h déclenche une notif à 16h, un départ à 10h une notif à 10h, etc.).

Une heure du matin unique (8h00 par défaut) sert pour tous les récaps groupés, et de repli quand une tâche n'a pas d'horaire précis.

Sur quels appareils ?

Les notifications fonctionnent à l'identique sur :

• iPhone / iPad via l'application Easy Concierge (App Store).
• Android via l'application Easy Concierge (Play Store).
• Navigateur (ordinateur Mac/PC) : après avoir autorisé les notifications du site.

Le ciblage par droits logement (étape 3) s'applique exactement de la même façon quel que soit l'appareil. Pour installer l'application, voir Installer l'app sur mon téléphone.

Ce que vous recevez, selon votre rôle

Le système ne vous envoie que ce qui relève de vos droits d'accès :

• Propriétaire : pour vos logements uniquement :
  • Nouvelle réservation
  • Annulation
  • Message du tchat (conversations dont vous faites partie)
• Prestataire : pour les logements où vous intervenez :
  • Tâches du jour (ménage, linge, états des lieux…)
  • Message du tchat (conversations dont vous faites partie)
• Planificateur : pour les logements qui vous sont assignés : réservations, annulations, arrivées/départs et tâches du jour, ainsi que les messages du tchat.

Installer l'application

Pour recevoir les notifications sur votre téléphone, installez d'abord l'application :

• iPhone / iPad : « Easy Concierge » sur l'App Store.
• Android : « Easy Concierge » sur le Play Store.

Vous pouvez aussi recevoir les notifications dans votre navigateur sur ordinateur. Voir le guide détaillé : Installer l'app sur mon téléphone.

Activer vos notifications (menu « Notifications »)

Une fois connecté :

1. Ouvrez le menu Notifications dans la barre latérale. (Il reste aussi accessible depuis « Mon compte », en cliquant sur votre nom / avatar.)
2. Repérez la section « Notifications push (cet appareil) ».
3. Activez l'interrupteur principal. Votre téléphone (ou navigateur) vous demandera d'autoriser les notifications : acceptez.
4. Cochez les types que vous souhaitez recevoir (selon votre rôle : voir étape 1).

Ajuster ou désactiver

Vous gardez le contrôle à tout moment :

• Désactiver un type : décochez-le simplement dans « Mon compte » (les autres restent actifs).
• Tout couper : désactivez l'interrupteur principal de la section.
• Au niveau du téléphone : vous pouvez aussi couper les notifications de l'app dans les réglages de votre système (iOS / Android).

Prestataires : le rappel email des missions du jour

En plus des notifications push, si vous êtes prestataire, vous recevez chaque matin un email listant vos missions du jour. Chaque mission y figure avec un bouton « Ouvrir la fiche mission » : vous accédez à l'adresse, à l'itinéraire, au code de la boîte à clés et à la checklist sans avoir à vous reconnecter.

• Activé par défaut : vous n'avez rien à faire pour en profiter.
• Heure au choix, de 06:00 à 10:00 (07:00 par défaut) : réglez-la selon l'heure à laquelle vous commencez.
• Aucun email les jours où vous n'avez pas de mission, et un seul envoi par jour.
• Pour l'arrêter : basculez l'interrupteur « Rappel email des missions du jour » dans le menu Notifications.

Proposer une mission depuis la liste des tâches

Dans le menu Tâches, chaque ligne dispose d'un bouton porte-voix 📣. Cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre de proposition. Vous y voyez le logement, le type et la date de la mission.

• Par défaut, la mission est proposée à l'équipe déjà rattachée au logement ; cochez ou décochez les prestataires selon le besoin.
• Indiquez le nombre de personnes nécessaires (plusieurs places possibles sur une même mission).
• Cliquez « Proposer la mission » : chaque prestataire reçoit immédiatement une notification push et un SMS avec un lien.

Le prestataire accepte (même sans être connecté)

Le SMS contient un lien court. En cliquant, le prestataire arrive sur une page où il voit les détails de la mission et peut Accepter ou Refuser : sans même se connecter. Pratique sur le terrain.

• Premier arrivé : dès que le nombre de places est atteint, la mission se ferme automatiquement pour les autres.
• Le code de la boîte à clés n'est révélé qu'après acceptation.
• Un prestataire connecté retrouve aussi ses propositions dans Tâches → sous-menu « Mes missions ».

(Option) Proposer automatiquement à la génération

Vous pouvez rendre la proposition automatique : quand une mission est générée depuis une réservation (par exemple un ménage après un départ), elle est proposée d'office à l'équipe du logement, sans action de votre part.

• Activez l'interrupteur, puis cochez les types de tâches concernés (ex. Ménage, Livraison linge) : les autres types restent en affectation classique.
• L'équipe visée est celle définie dans les affectations par défaut du logement pour ce type de tâche.
• Si aucun prestataire par défaut n'est configuré pour ce logement, le comportement habituel reprend (aucune régression).

La fiche mission plein écran

Quand un prestataire touche une mission dans sa liste, il arrive directement sur une fiche plein écran pensée pour le terrain :

• 🏠 Nom du logement et adresse, avec un bouton Itinéraire qui ouvre le GPS de son téléphone ;
• 🔑 Code de la boîte à clés affiché en gros ;
• ▶️ boutons Démarrer / Terminer, la checklist et les photos.

Pointer le début et la fin (heures réelles)

Sur la fiche, le prestataire appuie sur « Démarrer la mission » à son arrivée, puis « Terminer la mission » à la fin. La durée réelle est calculée automatiquement.

Cocher la checklist

Si une checklist est prévue pour ce type de mission (voir plus bas), le prestataire coche chaque tâche au fur et à mesure (« Changer les draps », « Vider les poubelles »…). Un compteur indique la progression (ex. 3/5).

L'enregistrement est immédiat à chaque coche : pas de bouton à valider.

Ajouter des photos horodatées

Le prestataire appuie sur « Ajouter » dans la section Photos. Son téléphone propose de prendre une photo ou d'en choisir dans la galerie (plusieurs à la fois). Une barre de progression suit l'envoi.

• Chaque photo est horodatée automatiquement par le serveur (date + heure) : une preuve fiable, indépendante de l'horloge du téléphone.
• Enregistrement automatique : dès qu'elle est prise, la photo est sauvegardée.

Créer une checklist

Cliquez « Ajouter une checklist », donnez-lui un nom (ex. « Ménage standard ») et ajoutez les items à cocher. Vous pouvez les réordonner par glisser-déposer.

• Portée par type de tâche (Ménage, Check-out…) et/ou par logement : une checklist peut être générale, ou spécifique à une maison.
• La checklist la plus précise gagne : « logement + type » prime sur « logement seul », qui prime sur « type seul », qui prime sur une checklist générale.
• Vous pouvez dupliquer une checklist pour partir d'un modèle existant.

Application automatique aux missions

À la création d'une mission (manuelle, depuis une réservation ou récurrente), la checklist correspondante est automatiquement rattachée. Elle est figée : modifier le modèle plus tard ne change pas les missions déjà créées.

Ouvrez la fenêtre de mission

Dans le menu Tâches, cliquez sur le bouton porte-voix 📣 d'une ligne (le même que pour proposer une mission). La fenêtre comporte désormais deux onglets :

• 📣 Proposer : proposer la mission à l'équipe (le premier qui accepte la prend).
• 📄 Envoyer la fiche : transmettre la fiche à un prestataire déjà choisi.

Choisissez les destinataires et le canal

Dans l'onglet « Envoyer la fiche » :

• L'équipe déjà rattachée à la mission est pré-cochée. Cochez ou décochez selon le besoin.
• Chaque intervenant affiche ce qu'on peut réellement lui envoyer : SMS (s'il a un numéro), Email (s'il a une adresse), ou aucun contact. Personne n'est sélectionnable si on ne peut pas le joindre.
• Choisissez le canal : SMS, email, ou les deux.
• Ajoutez si vous le souhaitez un message libre (par exemple : « merci de prévenir en cas de retard »).

Depuis la sélection multiple

Dans la liste des Tâches, cochez plusieurs missions (ou utilisez « Tout sélectionner »), puis cliquez sur « Envoyer la fiche » dans la barre bleue d'actions.

• Les envois sont regroupés par prestataire : chacun reçoit un seul email listant ses missions, avec un bouton « Ouvrir la fiche mission » par ligne.
• Par SMS, il reçoit un message par mission, car chaque lien est propre à une mission.

Un lien qui ouvre la fiche, sans connexion

Le prestataire clique sur le lien et arrive directement sur sa fiche mission, sans identifiant ni mot de passe :

• 🏠 Logement et adresse, avec un bouton Itinéraire qui ouvre le GPS de son téléphone ;
• 🔑 Code de la boîte à clés affiché en grand ;
• ▶️ boutons Démarrer et Terminer (les heures réelles sont enregistrées) ;
• ✅ la checklist à cocher et les photos à déposer ;
• 📝 le fil de remarques pour signaler un problème.

Sécurité du lien

• Le lien est personnel et propre à une seule mission : il ne donne accès à aucune autre mission, ni au reste du logiciel.
• Il expire 7 jours après la mission. Comme la fiche affiche le code de la boîte à clés, un lien envoyé en juillet ne doit pas encore ouvrir l'accès au logement en décembre.
• Renvoyer la fiche à la même personne réutilise le même lien : elle ne se retrouve jamais avec plusieurs liens pour une même mission.
• Les actions de gestion (modifier une durée, une heure d'arrivée) restent impossibles depuis un lien : elles exigent un compte.

Ses missions du jour, chaque matin, par email

Sans aucune action de votre part, chaque prestataire disposant d'un compte et d'une adresse email reçoit chaque matin la liste de ses missions du jour, avec la fiche de chacune, cliquable.

• Activé par défaut, réglable par l'intéressé dans le menu Notifications (heure d'envoi au choix, de 06:00 à 10:00).
• Aucun email les jours sans mission, et un seul envoi par jour.

Fermer une seule journée en un clic

Dans Tarification, la grille affiche une ligne par canal connecté (Airbnb, Booking, VRBO) sous chaque logement. Cliquez simplement sur la case du jour concerné : elle se grise, le canal est fermé pour cette date. Un nouveau clic la rouvre.

Fermer une période complète

Pour fermer plusieurs jours d'un coup, cliquez sur le bouton « Actions », puis l'onglet « Fermeture OTA ». Choisissez le logement, le canal, la date de début et la date de fin, et validez. Une seule règle couvre toute la période.

Voir et rouvrir vos fermetures

Le bouton « Fermetures OTA » liste toutes les fermetures actives (logement, canal, dates). Cliquez sur « Rouvrir » pour en lever une. Pour rouvrir un seul jour à l'intérieur d'une période, passez par cette liste.

Bon à savoir

• Seuls les canaux réellement connectés à chaque logement sont proposés.
• La fermeture est indépendante par logement : si un même compte plateforme sert plusieurs biens, fermer l'un ne ferme pas les autres.
• Elle résiste aux synchronisations automatiques (y compris nocturnes) : elle reste en place jusqu'à ce que vous la leviez.
• La réservation directe (votre moteur en ligne) n'est jamais affectée.

Définir la répartition en % par logement

Ouvrez la fiche d'un logement, onglet Publication, section « Plan de paiement ». Ajoutez une ou plusieurs lignes, chacune avec :

• Un pourcentage (ex. 30 %) ou le solde (tout le reste)
• Un moment de déclenchement : à la réservation, X jours avant l'arrivée, ou le jour de l'arrivée

Exemple courant : « 30 % à la réservation » puis « le solde 30 jours avant l'arrivée ». Les pourcentages s'appliquent au total du séjour (loyer + ménage + taxe de séjour).

L'acompte sur le moteur de réservation en ligne

Dès qu'un plan prévoit un montant « à la réservation », votre moteur de réservation en ligne le prend en compte automatiquement : le voyageur ne paie que l'acompte au moment de réserver, le solde étant réclamé plus tard.

Suivre le règlement depuis la réservation

Ouvrez n'importe quelle réservation : un encart « Règlement » affiche une barre de progression et un badge de couleur :

• Vert : séjour entièrement réglé
• Ambre : partiellement payé (montant versé sur total)
• Gris : rien n'a encore été encaissé

L'échéancier prévu (chaque versement et sa date) s'affiche juste en dessous.

Repérer les séjours à solder

Dans Paiements > Paiements, la carte « Séjours directs à solder » réunit toutes les réservations directes non entièrement payées. Pour chacune : le pourcentage déjà reçu, et un badge rouge « En retard » quand une échéance est dépassée sans avoir été réglée.

Un filtre permet d'afficher : Tous, Aucun règlement, Partiel ou En retard.

Enregistrer un règlement reçu en personne

Un voyageur vous paie par chèque, espèces, virement ou carte à l'accueil ? Vous pouvez le noter à la main pour garder un suivi juste :

• Depuis la carte « Séjours à solder », bouton « Enregistrer un règlement reçu » : choisissez le moyen de paiement et le montant.
• Depuis un échéancier (Paiements > Échéanciers), bouton « Encaisser en personne » sur une échéance : elle passe en réglée.

Ces règlements manuels apparaissent avec un badge neutre « Encaissé » (aucune commission, aucun lien bancaire).

Comment part la demande de solde

Le jour venu, le solde n'est pas débité automatiquement de la carte du voyageur. Easy Concierge lui envoie un email contenant un lien de paiement sécurisé : c'est le voyageur qui règle lui-même. Vous gardez la main et restez conforme.

Créer vos questions (par logement)

Dans Gestion > Livrets, cliquez sur "Gérer les templates" puis ouvrez la fiche d'un logement (bouton « modifier »). Dans la section « Formulaire client », en bas du formulaire, ajoutez jusqu'à 5 questions :

• Le libellé de la question (ex. « Votre heure d'arrivée approximative ? »)
• Une case « obligatoire » si la réponse doit être remplie

Les questions sont propres à chaque logement : vous pouvez en poser de différentes selon les biens.

Le voyageur répond dans son livret

Une section « Quelques questions » apparaît alors dans le livret d'accueil du voyageur. Il répond en texte libre et peut modifier ses réponses à tout moment pendant le séjour. Les questions obligatoires doivent être renseignées pour valider.

Retrouver les réponses dans la réservation

Ouvrez la réservation concernée (planning ou liste) : un bloc « Livret client » affiche toutes les réponses du voyageur, visibles par toute l'équipe. Un bouton « Voir le livret complet » ouvre le livret directement, sans avoir à saisir les 3 premières lettres du nom.

Souscrire depuis le Marketplace

Ouvrez le menu Marketplace et cliquez sur la fiche « Ermin, l'assistant IA », en tête du catalogue, catégorie Intelligence artificielle. Le bouton « Activer Ermin » souscrit l'option immédiatement.