Checklist de mise en ligne d'une propriété

⚙ Paramétrages techniques initiaux

À faire une seule fois à l'ouverture du compte, à réserver à l'administrateur ou au service technique. L'acheminement technique des messages est pris en charge par Easy Concierge.

Identité et facturation

Informations de la conciergerie renseignéesAdmin › Paramètres › GénéralParamètres › Général : raison sociale, adresse du siège, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, logo. Ces informations apparaissent sur les factures, elles doivent correspondre exactement au Kbis.critique

Email de contact de la conciergerie renseignéAdmin › Paramètres › GénéralIl sert d'expéditeur aux documents envoyés et de destinataire aux alertes internes. Laissé vide, plus aucune notification n'arrive.important

Mentions légales et conditions de règlement des facturesAdmin › Paramètres › GénéralTexte affiché en pied de facture : pénalités de retard, indemnité forfaitaire, TVA ou franchise en base.

Facturation électronique 2026 anticipéeFinances › Qualification clientsQualification de la conciergerie et raccordement à une plateforme agréée, à préparer avant l'échéance réglementaire.

Messages aux voyageurs

Templates de messages personnalisésAdmin › Paramètres › TemplatesParamètres › Templates : des modèles d'exemple sont pré-configurés. Les reprendre à votre image (confirmation, arrivée, check-in, check-out, demande d'avis) plutôt que de les laisser tels quels.important

Variables dynamiques vérifiéesAdmin › Paramètres › Templates{guest_name}, {keybox_code}, {wifi_code}, {checkin_time_min}, {payment_link}, {livret_url}, {company_name}… Un envoi test suffit : une variable non renseignée sur la fiche logement laisse un blanc dans le message.

Règles d'automatisation crééesAdmin › Paramètres › AutomatisationsParamètres › Automatisations : associer chaque template à son déclencheur (à la création de la réservation, X jours avant le check-in, le jour du check-in ou du check-out, X jours après le départ).

Notifications internes régléesAdmin › Paramètres › NotificationsParamètres › Notifications : qui, dans l'équipe, est prévenu d'une nouvelle réservation, d'un message voyageur ou d'une tâche à faire.

WhatsApp Business connecté (selon la formule)Admin › Paramètres › WhatsAppParamètres › WhatsApp : le canal est réservé aux formules Premium et Business. Les modèles de messages doivent être approuvés par Meta avant le premier envoi.

Assistant IA Ermin (option)Admin › MarketplaceSouscription depuis la Marketplace, puis réglage du palier d'autonomie. Ermin prépare ou envoie les réponses aux messages voyageurs. Résilier l'option éteint aussi l'aide offerte.

Documents et encaissement

Modèle de contrat de location reluAdmin › Paramètres › ContratsParamètres › Contrats : texte, annexes et conditions. Le contrat est figé au moment où il est généré, corriger le modèle avant les premières réservations.important

Swikly : connexion du compte cautionAdmin › Paramètres › SwiklySaisir les clés API Swikly dans les paramètres. Renseigner l'URL de callback dans l'espace Swikly.technique

Prestataire de paiement connecté (Stripe, PayPlug ou SystemPay)Admin › Paramètres › Paiement CBSaisir les clés API et configurer le webhook pour recevoir les confirmations de paiement. Sans lui, la page de réservation en ligne ne peut pas encaisser.technique

SEPA / GoCardless : si paiement par prélèvement (facultatif)Admin › Paramètres › SEPAUtile pour longs séjours ou paiements récurrents.

Comptes et connexions

Utilisateurs de l'équipe créés avec le bon rôleAdmin › UtilisateursUn compte nominatif par personne, avec le périmètre correspondant (administrateur, équipe, prestataire, propriétaire). Activer la double authentification sur les comptes administrateurs.

Déclaration meublés : clé API renseignée (si commune raccordée)Admin › Paramètres › Déclaration meublésParamètres › Déclaration meublés. Nécessaire pour transmettre les déclarations à l'API Meublés de la commune. Sans elle, les numéros restent saisis dans le logiciel sans être transmis.

Connexions partenaires (facultatif)Admin › MarketplaceDepuis la Marketplace : PriceLabs pour la tarification dynamique, igloohome pour les serrures connectées. À faire une fois, avant de relier chaque logement.

1. Propriétaire & mandat

ℹ️ À faire avant de créer le logement, qui devra s'y rattacher. L'onboarding Stripe Connect demande des pièces justificatives et peut prendre plusieurs jours : le lancer dès maintenant évite de bloquer le premier reversement.

Fiche propriétaire crééeGestion › PropriétairesNom / raison sociale, adresse, coordonnées, RIB pour reversement, type (particulier / SCI / société).

Contrat de prestation signéFinances › ContratsGénérable depuis le module Contrats : document référence de la relation conciergerie / propriétaire (commission, obligations, durée). À signer avant la mise en ligne.important

Stripe Connect : compte du propriétaire crééGestion › PropriétairesOnboarding propriétaire : pièce d'identité, justificatif, RIB. Sans cela, impossible de lui reverser les loyers. À refaire pour chaque nouveau propriétaire.critique

Compte utilisateur pour le propriétaireAdmin › UtilisateursEmail + mot de passe provisoire pour qu'il se connecte à son espace (suivi réservations, factures, calendrier).

Identifiants communiqués au propriétaireAdmin › UtilisateursLien vers son espace + demande de changement de mot de passe à la première connexion.

Accès multiples pour une SCI (facultatif)Admin › UtilisateursPlusieurs personnes peuvent être rattachées au même propriétaire, chacune avec ses identifiants.

2. Création du logement

3. Déclaration & conformité

📋 Onglet Déclaration de la fiche logement. Tant qu'il est incomplet, la fiche porte une pastille rouge « à compléter ». À traiter avant la mise en ligne, pas après.

Identité BAN vérifiéeGestion › Logements › DéclarationL'adresse du logement rapprochée de la Base Adresse Nationale. C'est le socle de la déclaration : une adresse non reconnue bloque la transmission.important

Numéro d'enregistrement (NER) saisiGestion › Logements › DéclarationNuméro délivré par la commune, avec sa date d'obtention. Obligatoire dans les communes soumises à enregistrement, et à afficher sur les annonces.critique

Résidence principale déclarée ou nonGestion › Logements › DéclarationSi le logement est la résidence principale du propriétaire, la location est plafonnée à 120 jours par an. Le compteur du logiciel suit ce plafond.

Adresse partagée avec un autre logement signaléeGestion › Logements › DéclarationPlusieurs logements à la même adresse (immeuble, maison divisée) : le signaler évite une déclaration rejetée pour doublon.

Transmission à l'API Meublés effectuée (si commune raccordée)Gestion › Logements › DéclarationUne fois la clé API renseignée dans les paramètres, la déclaration part vers la commune. Vérifier l'accusé plutôt que de supposer.

4. Tarifs

⚠️ À faire avant de connecter les plateformes. Un logement relié à une OTA sans prix au calendrier part avec un tarif à zéro : la plateforme ferme alors les dates à la vente.

Prix de base saisis au calendrierGestion › TarifsGestion › Tarifs. Prix par nuit jour par jour. Possible par import CSV pour gagner du temps.critique

Saisonnalité appliquéeGestion › TarifsHaute / moyenne / basse saison, ponts et fêtes (Pâques, 14 juillet, Toussaint, Noël).

Majoration par plateformeGestion › TarifsBooking prélève davantage de commission qu'Airbnb : prévoir un coefficient plus élevé pour rester rentable.

Nombre minimum de nuitsGestion › TarifsPar saison (ex : 3 nuits mini hors saison, 7 nuits en été).

Jours d'arrivée / départ interditsGestion › TarifsEx : pas de check-in le dimanche si la femme de ménage est indisponible.

Majoration court séjour (facultatif)Gestion › Logements › PublicationSupplément appliqué aux séjours courts en réservation directe, en montant fixe ou en pourcentage.

Remise long séjour (facultatif)Gestion › Logements › PublicationPourcentage déduit à partir d'un nombre de nuits, en réservation directe. Annoncée au voyageur et déduite avant la taxe de séjour.

Tarification dynamique PriceLabs (facultatif)Gestion › TarifsSi le compte PriceLabs est appairé, vérifier que le logement est bien relié à son listing, puis recopier les prix recommandés dans le calendrier.

5. Caution & paiements

⚠️ À régler avant d'associer l'annonce Airbnb. À l'association, le logiciel publie la caution sur l'annonce seulement si le logement porte déjà un montant. Sans montant saisi avant, rien n'est publié et la caution reste à poser à la main.

Montant de caution définiGestion › Logements › RèglesMontant par défaut demandé au voyageur. Modifiable ensuite réservation par réservation.critique

Mode de paiement de la caution choisiGestion › Logements › RèglesSwikly (empreinte bancaire sans prélèvement immédiat) ou autre selon le choix du propriétaire.

Mode de paiement du séjour choisiGestion › Logements › RèglesPaiement comptant, acompte + solde via un échéancier, ou prélèvement SEPA. Définit la logique de facturation voyageur et les relances automatiques.

Conditions d'annulationGestion › Logements › RèglesFlexible, modérée ou stricte : détermine ce qui est remboursé en cas d'annulation.

Ventes additionnelles (upsell) activées si souhaitéGestion › UpsellCatalogue d'options proposées au voyageur (petit-déjeuner, arrivée anticipée, ménage supplémentaire). Vérifier que chaque option cible bien les logements voulus : sans sélection, elle s'applique à tous.

6. Messages automatiques

Message de confirmationAdmin › Paramètres › TemplatesEnvoyé dès la réservation : récapitulatif, coordonnées conciergerie, premières informations pratiques.

Message d'arrivéeAdmin › Paramètres › TemplatesEnvoyé 2–3 jours avant : adresse précise, accès, instructions détaillées.

Message check-inAdmin › Paramètres › TemplatesEnvoyé le jour J avec le code d'accès et le code wifi.

Message check-outAdmin › Paramètres › TemplatesRappel : consignes de départ, remise des clés, poubelles, etc.

Demande d'avis après séjourAdmin › Paramètres › TemplatesEnvoyé quelques jours après le départ, favorise les avis 5 étoiles.

Règles d'envoi rattachées au logementAdmin › Paramètres › AutomatisationsLes modèles de messages peuvent être globaux à la conciergerie ou spécifiques au logement.

Test complet sur une réservation fictiveClients › HistoriqueCréer une fausse réservation et vérifier que chaque message part avec les bonnes informations (nom, code, wifi…).important

7. Livret d'accueil

8. Équipements, dotation & linge

🧺 Onglet Équipements & dotation de la fiche logement. C'est de là que sort la liste « à emporter » des prestataires : ce qui n'y figure pas n'apparaît sur aucune feuille de mission.

Lits décrits et composition renseignéeGestion › Logements › Équipements & dotationChaque lit avec sa taille et le linge qui va avec. Un bouton « Appliquer ces lits » évite de tout ressaisir sur les logements identiques.

Équipements et consommables associésGestion › Logements › Équipements & dotationL'équipement et le consommable qui va avec (le sac correspondant à cet aspirateur précis), pour que le prestataire emporte le bon.

Dotation article par articleGestion › Logements › Équipements & dotationCe qui doit se trouver dans le logement à chaque arrivée : serviettes, produits, consommables. Le bouton « Appliquer cette dotation » la recopie sur d'autres logements.

Mode de suivi du linge choisiGestion › StockDeux modes possibles selon que le linge est lavé sur place ou part en blanchisserie. Détermine ce que la validation d'une mission écrit dans le stock.

Feuille de mission relueTâches › Fiches logementsOuvrir la feuille générée pour une mission de ce logement et vérifier qu'elle liste bien ce qu'on attend.

9. Tâches & prestataires

ℹ️ Dans le cadre d'un premier propriétaire, configurer aussi tout ce qui est commun à la conciergerie : liste des prestataires, types de tâches, modèles de planning, etc.

Prestataires enregistrésTâches › PrestatairesFemme de ménage, linge, jardinier, piscinier, maintenance : noms, coordonnées, tarifs. À faire une fois si premier propriétaire.

Types de tâches configurésTâches › ConfigurationMénage entre 2 séjours, état des lieux entrée/sortie, relève compteurs, linge, contrôle technique. À faire une fois si premier propriétaire.

Tâches prévues pour ce logementTâches › Planning généralVérifier que les tâches automatiques (ménage, check-in, check-out…) se planifient bien sur ce logement dès qu'une réservation arrive.important

Prestataires assignés au logementTâches › PrestatairesQui fait le ménage ? Qui gère le linge ? Qui intervient en maintenance ? Attribution par type de tâche.

Délais & règles d'envoiTâches › ConfigurationPréavis du ménage, horaires d'intervention, tâches récurrentes (ex : entretien piscine hebdo).

Checklist de mission adaptée si besoinTâches › ListeUn point peut être ajouté ou retiré sur une mission précise, sans toucher au modèle qui sert à toutes les autres.

Calendrier des tâches proposé aux prestataires (facultatif)Tâches › Mes missionsChaque intervenant peut abonner le calendrier de son téléphone à ses missions, depuis son espace.

Test : réservation fictive → tâches généréesTâches › Planning généralCréer une fausse réservation et vérifier qu'une tâche de ménage est bien créée le jour du check-out, affectée au bon prestataire.

10. Synchronisation

11. Vérifications finales & mise en ligne

Fiche publique accessibleGestion › Logements › PublicationOuvrir l'URL publique du logement dans un navigateur privé, elle doit s'afficher sans erreur.

Photos et informations affichées correctementGestion › Logements › PublicationVérifier rendu mobile et desktop.

Prix cohérent côté publicSite publicSimuler une réservation : prix total = prix nuits + ménage + taxe de séjour, moins la remise long séjour le cas échéant.

Test caution + paiement sur une réservation fictivePaiements › CautionsVérifier que la demande de caution est bien envoyée au voyageur et que le paiement est bien encaissé.important

Réservation test archivée / annuléeGestion › RéservationsNe pas laisser de fausse réservation qui fausse les stats et la comptabilité.

Mise en ligne publique activéeGestion › Logements › PublicationDernier clic pour rendre le logement visible et réservable sur le site public.

Propriétaire informé de la mise en ligneGestion › PropriétairesLui envoyer un récapitulatif : URL publique, accès à son espace, canaux activés, tarifs.

Notes de mise en ligne